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投稿日 | 2022 年 01 月 11日

電子契約サービス導入ステップ!

新型コロナウイルス感染症や政府の施策により、電子契約サービスの導入を検討している企業様が増えてまいりました。そのため、導入に向け何が必要か、ステップを知りたい企業様もいるかと存じます。
本記事では、電子契約サービスの導入に向けたステップに関して解説いたします。
 


    1.電子契約サービス導入のための7つのステップ

電子契約を導入するにあたり、どのように進めていくか、不安・疑問をお持ちでしょうか?

弊社には、「どの文書から電子化するか、スケジュールや予算は?そもそも検討するにあたり、何をしたら良いか分からない。」といったご質問・ご相談が寄せられます。

導入に向けたステップとしては、下記の7ステップをご紹介しております。

STEP1 導入計画をたてる
STEP2 お試しを活用する
STEP3 ROIを明確にする
STEP4 契約をする
STEP5 社内規定を整理する
STEP6 電子帳簿保存法への対応をする
STEP7 さらに運用範囲を広げる

各項目に関して、下記簡単にご紹介します。
  


    2.STEP1 導入計画をたてる

まずはどの文書から電子化するのか、対象文書の選定と関係者を把握しましょう。

電子化当初は、リスクの低いものや、取引先との事前調整が不要な社内文書から始めてみることをお勧め致します。
例:秘密保持契約書・取引金額や重要性の低い業務委託契約書、売買契約書・雇用契約書等

また初めから多くの文書を対象としてしまうと、関係者も多くなりスムーズな導入が困難となります。そのため、初めはスモールスタートすることをお勧めします。
  


    3.STEP2 お試しを活用する

電子契約サービスは、無料でお試し出来るサービスも存在します。
使用感など知るためにも、お試し利用に申込みをすることもお勧めです。

ちなみに、弊社が良くご紹介をさせて頂くAdobe Signも14日間お試し利用が可能です。
試してみたい方は、下記よりお申込み下さい。
https://www.adobe.com/jp/sign/free-trial-global.html
  


    4.STEP3 ROIを明確にする

電子契約サービスを導入するためには、コストと労力がかかります。費用対効果も確認しておきましょう。
ROIを明確にすることで、現状と今後の課題も明確になります。

最低限、想定している対象書類について下記は確認をしておくことをお勧め致します。
1.発生している費用項目(印紙代・郵送代・人件費など)
2.現状のコスト
3.導入後のコスト
  


    5.STEP4 契約をする

今一度必要となる機能を確認し、電子契約サービスを導入しましょう。
初めの対象文書だけではなく、長期的な展開も踏まえ必要な機能を整理し、費用だけではなく機能性・安全性もしっかりと検討の上、契約をしましょう。
  


    6.STEP5 社内規定を整理する

書面契約と電子契約は、契約プロセスが異なります。
そのため、契約に関する現在の社内規定が電子契約にあてはまるかを確認し、必要に応じて見直しをしましょう。

改修・新設の可能性がある規程例
1.文書管理規程
2.印章管理規程
3.押印マニュアル
4.事務処理規程  等
  


    7.STEP6 電子帳簿保存法への対応をする

電子契約を導入しても、適切なデータ管理が出来ていなければ法的に有効とは言えません。

とくに国税関係帳簿書類のデータでの保管の仕方に関しては、「電子帳簿保存法」という法律が存在します。
要件を確認し、要件を満たす保存体制を整えましょう。
  


    8.STEP7 さらに運用範囲を広げる

電子契約の運用に慣れてきたら、その範囲を広げましょう。
以前は電子契約での契約締結を断られることも多かったですが、最近は多くの企業で電子契約の導入・運用が進んでおり、社外文書でも活用がしやすくなっております。

ただし、一部電子化できない文書や相手の承諾が必要な文書があるので注意が必要です。
  


    9.まとめ

本レポートでは、電子契約サービスの導入に向けたステップについて解説しました。

電子契約を導入するメリットは、コスト削減・業務改善など様々です。この機会に、電子契約導入にチャレンジしてみるのはいかがでしょうか。
本レポートの内容は、弊社がアドビ社と共同で作成した「電子契約導入ガイド【実践編】」をまとめたものとなっております。さらに詳しく知りたいという方は、弊社にご相談頂くか、下記より電子契約導入ガイド実践編をダウンロードしてください。
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