文書管理システム選定における着眼点

電子帳簿保存法の電子保存が必須化することに伴い、文書管理システムの導入・リプレイスを検討されている企業様も多いのではないでしょうか。
ただ、「具体的にどのようなシステムを導入すればよいか」迷われている企業様もいらっしゃるかと存じます。
そこで今回は、文書管理システムを選定するための着眼点に関して解説します。

１．文書管理システム選定における着眼点

文書管理システムと一言に言っても、多種多様なベンダーが様々なシステムを開発・販売しております。
システムというのは文書管理システムに限らず、「導入して終わり」ではありません。活用してこそ、真価を発揮します。

それでは、この様々なシステムの中からどのようなシステムを選択し導入すればよいのでしょうか。
着眼点としては下記6つが考えられます。
（１）電帳法対応視点
（２）機能視点
（３）コスト視点
（４）セキュリティ視点
（５）サポート視点
（６）他システム連携視点

２．着眼点の詳細

それでは、各着眼点の詳細に関しご説明いたします。
（１）電帳法対応視点
「電子帳簿保存法に対応」がシステムの導入・リプレイスの目的であれば、こちらは欠かすことができません。
最低限、検索性要件を満たすことは必須です。また、真実性要件の確保のために、認定タイムスタンプの付与を選択するのであれば、付与する機能が実装されていることも重要です。
さらにスキャナ保存を検討する場合は、ジーマ認証を受けているシステムから選定することをお勧めいたします。

（２）機能視点
文書管理システムであっても、ワークフロー機能やスケジュール管理機能・業務管理機能など様々な機能が付帯されているシステムが数多く存在します。業務・現状契約しているシステムを確認し、自社に必須の機能・あれば便利な機能・不要な機能などを見定めが必要です。

（３）コスト視点
料金体系は、オンプレ型の場合イニシャルコスト＋ランニングコスト、クラウド型の場合、初期費用＋データ容量やユーザー数による従量課金制（＋オプション）などが想定されます。
総額としてどの程度の投資に抑えることが望ましいか、またどのような料金体系が合うのかを検討することも重要です。

（４）セキュリティ視点
セキュリティ対策がどのようになっているのか、バックアップ機能は付与されているかも検討が必要である。

（５）サポート視点
自社の人材も鑑み、運用やデータの移行におけるサポートがどの程度必要で、またそのサポートを受けることができるか、サポートを受ける場合どの程度のコストがかかるかも確認しましょう。

（６）他システム連携視点
現状自社で活用しているシステムと連携が可能であれば、業務改善効果が高まることが想定されます。こちらも確認しておきましょう。

３．まとめ

本記事では、文書管理システムを選定するための着眼点に関して解説致しました。

弊社としては、サイボウズ社が開発・販売しているクラウドサービスである「kintone」を文書管理システムとして活用することをお勧めしております。
「詳細を聞きたい」という方は、お気軽にご連絡下さい。