「業務効率」と無権代理問題など「法的有効性」を両立した電子契約締結フローを実現！
独自のシステム開発フレームワーク・業務コンポーネント群・アプリケーションシリーズの企画・開発・販売・保守およびその導入に関するコンサルティング・システム開発・教育・運用支援に至るまでのトータルソリューションを提供している株式会社ＮＴＴデータ イントラマートでは、電子契約システム（以下、電子契約）の導入・活用を行っている。その経緯について、業務改革推進室 室長 黒田 和男氏と業務改革推進室 村田 枝里子氏にお話を伺った。
01 | 課題 時差出勤やテレワーク制度のために電子契約を活用したいが・・・
同社では東京オリンピック・パラリンピックの影響を考え、時差出勤・テレワーク制度の導入を検討。そんな中、新型コロナウイルス感染症の影響によりアナログからデジタルへ業務を置き換えられるものはシステム上で完結するための整備を行い、「いつでも」「どこでも」「誰とでも」働けるように業務のデジタル化を加速させた。
その一つの施策として電子契約の活用を検討していたものの、無権代理や適切な業務の実施、契約の有効性の担保などの側面を鑑みた際、自社のみでの整備は困難であり外部の力を借り取り組むことを決めた。
02 | ソリューション 電子契約導入コンサルティングを利用し、安心・安全な電子契約導入を実現！
現状の契約締結フローの棚卸を行い、電子契約を導入した場合の契約締結フローを、業務改善はもちろんコンプライアンスの観点から綿密なディスカッションを行いながら検討した。また自社が署名依頼を送信する場合はもちろんのこと、併せて自社が依頼された（受け手の）場合のフロー、また活用できる電子契約（どのような条件を満たす電子契約であれば、相手方から求められた際に電子契約での契約とするのか）の基準も明確にした。
そして、検討したフローをもとに誰に署名などの権限を付与するのかを決定し、印章管理規程などの規定の改修を行った。
03 | 効果 業務効率と法的有効性を両立した契約締結フローを実現！
グループ会社に弁護士など専門士業を擁するケインズアイの力を借り、無権代理のリスク（契約権限を持たない者が契約書に署名をしてしまうこと）など法的な懸念点が解消、社内コンプライアンスを遵守しながら電子契約を活用することができております。また、業務フローを自社で開発・販売している『intra-mart』で実現することにより、ガバナンスを利かせ、リスクを回避し、契約業務におけるリードタイムをほぼ半分に削減することに成功しました。
また契約締結フローなどを検討する過程では、ケインズアイから複数案を出してもらいながら自社にとって最も合う形をディスカッションにて決定しているため、納得感を持って進めることができました。
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