法律とDX。双方の知識の融合で、ゼロから電子化スタートまでを４か月で実現
社会全体が求める電気・通信・建築分野の変革に対応するため、通信・弱電工事、電気工事、設備工事・整備設定の技術に特化した集団として活動するUSENテクノサービス。
電子帳簿保存法や建設業法などの法律に準じたパートナー企業との書類の取り交わしにおける業務改善を検討した。
その経緯について、業務部 部長 伊藤雅利氏、業務部業務課 課長 清水央氏にお話を伺った。
01 | 課題 パートナー企業との書類取り交わし業務の改善に向け電子化したいが、法規制への対応が課題
同社では見積書に始まり、受発注書・検収書・請求書など様々な書類を月500枚以上、パートナー企業と取り交わしており、業務を圧迫していた。
そのため、業務改善の一環で、パートナー企業との書類取り交わしの電子化を検討した。
また2024年1月1日より必須の対応が求められる電子帳簿保存法の対応もあわせて進める必要があったが、推進する上で自社の独学のみでは法対応に不安・限界を感じていたため、税理士や弁護士などをグループ内に有するケインズアイの力を借り、書類の電子化に取り組むことを決断。
02 | ソリューション 法令対応のための条件を整備できる「書類の電子化コンサルティング」を依頼
まず現状活用しているシステムやワークフロー、パートナー企業と取り交わしを行っている書類を分析。
それをもとに「業務改善効果」「法対応」「コストパフォーマンス」の3つの視点でディスカッションを行い、検討した。
業務改善効果が出たとしても法律違反であったり、自社に合わないものでは意味がない。
とくに建設業は法規制が厳しく、書類の取り交わしを電子化するためには様々な条件をクリアする必要がある。
この条件も踏まえながら、現状できる業務改善範囲を明確にし、システムの選定やフローの整理を行った。
それにより、何ができて何ができないのか、できるようになるためには何をする必要があるかが明確になった。
03 | 効果 システム選定やワークフローの整理、今後のロードマップが4ヵ月で明確に！
システム選定は１つのパターンだけを考えるのではなく、複数パターンから検討することで、自社に合い納得するシステムを選択できた。さらにワークフローの整理、今後のロードマップの作成まで含めて、4カ月という短い期間で実現した。
短期的な目線だけではなく、中期・長期のロードマップを整理し、今後の業務改善に向け具体的な指針を検討できた。
まずは、今回ご支援していただいた短期で対応すべき業務改善を定着させるとともに中期に向け、今後は社内業務の整理なども行っていければと考えている。
自社だけでの検討であれば特に法令などはどこがポイントなのかもわからず時間がかかったと思うが、ケインズアイのサービスを利用することにより、不明点の質問にも丁寧に対応頂き、スピード感をもって進めることができた。
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