電子契約導入にあたり見直すべき規程とは？
「電子契約サービスを活用したいが、社内の規程の見直しが必要。しかしどんな規程を、どのように変更すればよいのか分からない」という疑問を持ったことがあるのではないでしょうか。
今回は、電子契約サービスを導入するにあたり見直すべき規程に関して解説します。
１．見直すべき規程にどのようなものが考えられるのか
電子契約サービスを導入するにあたり、見直すべき規程としては大きく下記２種が考えられます。
（１）押印に関する規程
（２）文書の管理に関する規程
会社により名称は様々だと存じますが、具体的に言えば「印章管理規程（押印に関する規程）」「文書管理規程（文書の管理に関する規程）」にあたります。
また上記に関連するマニュアルや押印の権限を定めた規定（職務権限規程）などがあれば、併せて改修が必要になります。
さらに、電子保存における電子帳簿保存法の「真実性の確保」の要件に規程で対応する場合は、事務処理規程の作成が必要となります。
※事務処理規程の作成のポイントはこちらをご確認ください。
２．改修のポイント
ではどのような着眼点で改修すればよいのでしょうか。ポイントは下記の通りです。
（１）印章管理規程
①電子契約（電子証明書）の管理責任者
②電子契約により契約締結する担当者に対する権限の委任
③電子契約により契約締結する際の承認ルール
④電子契約の業務に関わる担当者が遵守すべき事項について
（２）文書管理規程
①電子契約で締結した場合の契約書の保管についてのルール（保管先など）
②文書にアクセスできる権限及び閲覧（申請など）についてのルール
③契約文書の保管期限、廃棄ルール
３．まとめ
本記事では、電子契約サービスを導入するにあたり見直すべき規程に関して解説致しました。
電子契約を導入するにあたり、改めて自社の規程またそれに関わるマニュアルを確認し改修（新設）することが求められます。
自社で行うことが困難という場合は、是非ご相談ください。
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