～はじめて電子契約の進め方～取引先から電子契約に切り替えたいと話があったら
2021年時点で電子契約は３割の企業に導入され、電子帳簿保存法の施行により、今後もますます増えてくることが見込まれます。そのような中、取引先から今まで紙で取り交わしていた契約を「電子契約に切り替えたい」と申し出があるかもしれません。自社で電子契約を導入していない場合、どのように対応すべきなのでしょうか。この記事で解説していきます。
Ⅰ．情報収集を行う
取引先からは以下のことを確認しておきましょう。
①どのような電子契約サービスを使用するのか？
まずは、取引先がどのような電子契約サービスを使用するのかを確認しておきます。一言に「電子契約サービス」と言ってもサービスは多様にあり、機能性やセキュリティなど、サービスによって様々です。自社との取引で使用して問題ないセキュリティであるのか、操作性はどうかなど、取引先からヒアリングを行います。
②サービス説明や資料があるか
使用する電子契約サービスがわかったら、サービス事業者のホームページなどで詳しいサービス内容や導入事例などを確認しておくと、より使用感が掴めるでしょう。サービス説明の実施や資料を頂けるのであればお願いしましょう。また、自社で電子契約を導入してない場合、電子契約への不信感も懸念されます。様々なサービスがありますが、例えば電子契約サービスAdobe Acrobat Signは、幅広い法的要件に準拠し、業界標準のセキュリティ対策も万全。その高い信頼性から世界中の企業で使用されています。そうした契約実績なども、社内への説得材料となります。
▶参考：AcrobatSignとは
Ⅱ． 社内で検討することを確認
① 電子契約が可能かどうか？
電子化ができる文書は、法令によって決まっています。雇用契約書や納品書、見積書などよく使用される契約文書は、ほとんど電子契約が可能ですが、念のため自社事業の所管法令を確認しておきましょう。
▶参考：電子契約を導入する際、どのような契約文書から始めるのが良いか？
また、電子契約が法的に認められてたとしても、社内規程も順守しなければなりません。紙での契約から電子契約に切り替えた場合、社内規程に反することがないよう確認と整備をしていく必要があります。
② 社内フロー、社内規程はどう変わるかを検証
電子契約の導入にあたっては、社内の理解も不可欠です。一部の部署だけで導入を進めてしまうと現場が混乱するなどの恐れもあります。事前に電子契約サービスの周知を徹底し、現場の理解を得ることに加え、社内フローや社内規程がどう変わるのかを見直す必要もあります。
③ 自社のメリットを考える
電子契約を導入すると、印紙税などのコスト削減や締結までのリードタイムの短縮、契約書の保管場所や紛失などのリスク軽減などのメリットがあります。社内で電子契約の不安を訴える声があれば、同業他社や同様の事業規模での導入事例を参考にしてみるのも説得材料となります。
Ⅲ．実施してみる
① 内容の影響度が低いもので受け入れ、トライアルしてみる
まずは取引金額が少なかったり、ルーティンとなっていたりする契約で導入し、電子契約がスムーズになされるかを検証してみるといいでしょう。
② 自社でも電子契約サービスを導入してみる
取引先との電子契約がスムーズになされるようになれば、自社での導入も検討してみると、より電子契約のメリットを感じることができるかと思います。いきなりすべての契約を電子契約にする必要はありません。まずは見積書から導入するなどスモールスタートで始めることで、発生する課題に対する改善をしていくことができます。自社の状況に合わせて段階的に適用させていきましょう。
Ⅳ．まとめ
自社での導入が難しければ、無理に進めるのではなく、電子契約とあわせて紙での締結対応を依頼してもいいでしょう。今後の導入のために電子契約のメリットを理解して、長期的に社内の電子化を進めていきましょう。
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