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投稿日 | 2021 年 10 月 05日

今話題の電子契約とは!?

新型コロナウイルスの影響により、テレワークが浸透しニューノーマルな働き方が求められております。そのため、各社はDX化を進め「いつでも」「どこでも」働ける仕組みを構築しているのではないでしょうか?

その一環で、電子契約サービスを導入し、契約業務の改善に取り組んでいる企業様も多い状況です。今回は、改めて電子契約サービスとは何か?どのような利点があるのかに関して解説いたします。

 


    1.電子契約とは!?

電子契約とは、本来は「紙と印鑑」によって締結していた契約を電子的に行うもので、電子ファイルと電子署名や電子サインを使ってインターネット上で契約を締結し、そのまま電子データとして企業のサーバーやクラウドストレージに保管する方式のことです。

日本では、電子署名法や電子帳簿保存法などの法的環境の整備、電子署名やタイムスタンプなどの技術的環境の整備を背景に、電子契約を導入する企業が急速に増えています。場所や時間に縛られず、契約や承認などの業務を迅速に遂行できることから、昨今では働き方改革の施策として、またテレワークやBCP(事業継続計画)対策にも有効な手段として、電子契約への注目度がより一層高まっています。

 


    2.電子契約の特徴

電子契約を導入することにより、下記4点の特徴があります。

(1)コスト削減につながる
 主に印紙代、郵送代、人件費、書類の保管費用などのコストが削減できます。
 中でも大きな特徴となるのが、印紙代の削減です。印紙税法第2条より、電子契約で取り交わされる電子ファイルには、印紙税が課せられません。そのため、金額が大きい契約の場合、印紙税が大幅に節税できます。
 また契約書データはサーバーやクラウドストレージに保管されるので、保管スペースや保管コストが不要となり、その点からもコスト削減が期待できます。

(2)業務効率化が可能
 紙の契約書特有の印刷・押印・封入・郵送といった、締結までの煩雑な業務が不要になります。
 電子契約では、すべての行程をインターネット上で完結させることができ、契約締結までの時間短縮が可能になるため、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。
 進捗状況も確認でき、漏れや遅延を防ぐこともできます。また、検索システムにより過去の契約書も簡単に探すことができるので、業務スピードも向上します。

(3)コンプライアンス強化
 電子契約書は、電子署名とタイムスタンプの生成により「誰が」「何を」「いつ」合意したかを証明することができ、改ざんのリスクが低いため、業務の透明性を担保できます。
 また、データはセキュリティの高いクラウド上に保管されているので、情報漏洩や紛失などのリスクも軽減でき、災害などで万が一データが紛失することがあっても、復元することが可能です。

(4)テレワークの導入
 電子契約サービスは、インターネットが繋がる環境下であれば、活用することが可能です。そのため、「押印の為の出社」を防止することにつながります。

 


    3.電子契約の注意点

電子契約導入には、注意点もあります。大きく下記4点となります。

(1)導入時の社内外の理解が必要
 契約は相手方があってのことなので、相手方の了承も得る必要があります。
 従って、自社で利便性を感じて導入に踏み切っても、顧客や取引先などが応じてくれないと運用ができません。
 日本には「契約は契約書に印鑑を押して成立する」という観念が強く残っているため、契約電子化への移行に心理的な抵抗感があるということもありえます。

 また、契約の取り扱いを行う自社スタッフの理解も得る必要があります。
 新しい制度が浸透するには時間がかかり、企業内部での動きも変わります。そのため社内の業務フローの見直しやルール作り、説明・研修などが必要となります。

(2)電子契約に対応していない契約類型の存在
 電子契約に関する法的要件を満たすことで、ほぼどんな文書でも電子化することができます。
 しかし、一部法律で書面による締結が必須の文書、または書面の電子化に相手の承諾や希望が必要となる文書もあります。

(3)サイバー攻撃を受けた場合のリスク
 電子契約書を管理しているサーバーがサイバー攻撃を受け、データが改ざんや盗難の被害を受けるリスクは0ではありません。ただし、信頼のおけるシステムを導入することにより、リスクを軽減することが可能です。

(4)各種法令への対応が必要
 電子契約の運用に関しては、各種法令(例:電子帳簿保存法)による定めがあり、規定に基づく運用管理体制の構築が求められます。

 


    4.最後に

本記事では、電子契約とは何か、特徴・注意点などをお伝えしました。
電子契約にはコスト削減や業務効率化などの特徴がある一方、注意点が存在することも事実です。
しかし、電子契約の注意点は自社の課題やニーズを明確にして、信頼できるサービスを利用することでほぼ解消可能です。

不明点や不安点等ございましたら、お気軽に弊社にお問合せ下さい。

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