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投稿日 | 2021 年 10 月 25日

書面での保存は出来ない?改正電子帳簿保存法にkintoneで対応する!

2022年1月1日から施行される電子帳簿保存法の改正が目前に迫っています。インパクトが一番大きい改正は、電子保存における「書面をもって電磁的記録に代えることができる措置の廃止」という措置ではないでしょうか。
本記事では令和4年1月1日から、どのように電子保存を行えばよいのか解説いたします。

  


    1.書面をもって電磁的記録に代えることができる措置の廃止とは?

改正電子帳簿保存法の電子保存の要件で追加された「書面をもって電磁的記録に代えることができる措置の廃止」とはどのような事なのでしょうか?

これは現状、例えばメールやダウンロードにて受領した領収書や請求書を、印刷し書面にて保存していた行為が認められなくなるということです。
つまり、電子取引にて授受した文書は、電子帳簿保存法の要件に則しデータにて保存する事が必須となります。

 


    2.改正電子帳簿保存法における電子保存の要件

改正電子帳簿保存法における電子保存の要件は下記の通りです。

 


    3.kintoneを文書管理システムとして活用し、改正電子帳簿保存法に対応する

弊社では、kintoneを文書管理システムとして活用し、改正電子帳簿保存法に対応することをお勧めしております。
理由は様々ありますが、kintoneはもともと「業務改善プラットフォーム」として様々なアプリの作成が出来るため、文書管理以外にも活用ができコストパフォーマンスが優れている事・検索性に優れている事などが挙げられます。

kintoneであれば、電子帳簿保存法の「検索性の要件」を容易に満たすことが可能です。
また「関係書類の備え付け」「見読性の確保」は比較的、簡単に満たすことができるかと思います。

つまり、kintoneを活用すれば「真実性の確保」をどのように満たすのかを検討すれば、要件を満たせるということです。
ちなみに弊社では、「改竄防止等のための事務処理規程を作成し運用する」対応をお勧めしております。
理由としては下記です。
(1)認定タイムスタンプの活用は、手間や追加のコストが発生する
(2)改竄/削除のできないシステムの利用は、GDPR個人情報保護法に違反し、罰金となる可能性がある
※kintoneはデータの改ざん・削除ができないシステムに該当しないと考えられます。

 


    4.まとめ

本記事では、kintoneを活用した改正電子帳簿保存法の対応について、解説しました。

冒頭も記載をした通り、改正電子帳簿保存法の施行が目の前に迫ってきております。まだ対応準備が出来ていない企業様は、kintoneでの対応を検討してみてはいかがでしょうか。

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