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投稿日 | 2021 年 10 月 11日

書類の電子化導入ステップ!

弊社では、書類の電子化コンサルティングを提供させて頂いており、多くの企業様から相談を頂きます。本記事では、そのコンサルティングノウハウに基づく、書類の電子化導入ステップに関して解説をさせて頂きます。

  


    1.書類の電子化導入ステップとは

書類の電子化にあたり、大きく下記5つのステップが必要です。

(1)ステップ1 書類の分析をする
 現状自社にどのような書類があるのか?国税関係書類に該当し、電子帳簿保存法の対応は必要か?電子帳簿保存法のデータ保存・スキャナ保存・電子保存のどの要件に基づき保存する必要があるのか?等を分析します。

(2)ステップ2 方向性を明確化する
 上記棚卸をした書類の中で、どの書類を電子化するのか?まずはどの書類から電子化していくのか?等の優先順位を決定します。

(3)ステップ3 システム構想を検討する
 書類の電子化における本来の目的は、「業務効率化」や「働き方改革(テレワークの導入)」等になります。どのように保存するのか?どこに保存するのか?等をしっかりと設計しなければ、いたずらに業務工数を増やす結果となってしまいます。

(4)ステップ4 計画を立てる
 ステップ1~3で現状の分析と方向性を明確にした後は、実現させるために具体的な計画に落とし込みます。

(5)ステップ5 実行する
 ステップ4の計画に基づき、行動し書類の電子化を実現させます。

以上が、書類の電子化をするにあたり必要なステップとなります。このステップの中で、とくに質問が多数寄せられるステップ1~3に関してさらに詳細に解説します。

 


    2.ステップ1 書類を分析する

まず、書類の分析です。そもそも自社にどのような書類があるのか洗い出す必要があります。
下記の様なフォーマットを活用し、書類を分析することをおすすめいたします。

分析にあたる着眼点は下記の通りです。
①書類の種類
 まず見積書・請求書・領収書・支払伝票等、自社に存在する書類を書き出します。
②発行元
 書き出した書類の発行元はどこなのか?自社発行or取引先 等をまとめます。
③発行媒体
 発行媒体は、書面or PDF 等についてまとめます。もしシステムを活用し、発行している場合は、どのシステムで発行しているかも備考に残しておくと良いかと思います。
④受配信方法
 受配信の方法は、メールor郵送or手渡しor FAX等についてまとめます。
⑤電子帳簿保存法への対応
 ①書類の種類をもとに、国税関係帳簿書類か否かを判断します。
⑥保存種別
 国税関係帳簿書類の場合は、②~④の情報をもとに「データ保存」「スキャナ保存」「電子保存」のいずれに該当するのかまとめます。
⑦その他
 その他、業務インパクトを把握するための月当たりの部数や電子帳簿保存法以外に対応が必要な情報、特記事項を記載します。
 


    3.ステップ2 方向性を明確にする

文書の分析を行い、対応すべき内容を把握した後、「どこまで電子化するか」を決定します。
その際の着眼点は、下記の通りです。
(1)データ保存 : 令和4年より大幅に要件が緩和されるため、比較的導入がし易い。
※国税庁等の当該職員の質問検査権に基づく、その国税関係帳簿書類に係る電磁的記録のダウンロードの求めがある場合には、これに応じること。
(2)スキャナ保存 : 保管コストの削減等ではメリットがあるものの下記の要件に基づき検討が必要です。

(3)電子取引保存 : 令和4年より、「書面をもって電磁的記録に代えることができる措
 置の廃止」と定められ、電子帳簿保存法への対応が必須となるため、必ず対応しなければなりません。

 


    4.ステップ3 システム構想を検討する

必要な対応と方向性が決定した後は、システム構想とシステムギャップを明確にする必要があります。
重要なことは、データ保存・スキャナ保存・電子保存3種の保存要件はそれぞれ異なりますが、関係文書がそれぞれ紐づいて管理されなければ書類データが散在してしまい、結果的に電子化をしたことが混乱を招く恐れがあります。
そのため、まずは現状の自社システムにて、それぞれの要件を満たしているシステムは存在するのか?関連項目にて関係書類を紐づけられるか?等を調べるとともに、システムの全体像と保存の流れを整理し、自社でどのような体制を創るのかを設計する必要があります。

 


    5.その他 規程を作成・変更する

また書類の電子化を行うにあたり、事務処理規程の新設や文書管理規程の改修、電子契約を導入する場合は、印章管理規程やそれに紐づく権限規程等の改修が求められます。
従って、電子化をする場合は現状の規程の確認と対応が併せて求められます。

 


    6.まとめ

本記事では、書類の電子化ステップについて解説しました。

まずは自社で書類の電子化をする目的を明確にし、そこ目的達成に向け着実に行動する必要があります。また業務改善知識・関係法令の知識が求められるため必要に応じて、専門家に相談しながら、対策を進めることをおすすめいたします。

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