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投稿日 | 2022 年 04 月 01日

電子契約導入にあたり見直すべき規程とは?

「電子契約サービスを活用したいが、社内の規程の見直しが必要。しかしどんな規程を、どのように変更すればよいのか分からない」という疑問を持ったことがあるのではないでしょうか。

今回は、電子契約サービスを導入するにあたり見直すべき規程に関して解説します。

 

    1.見直すべき規程にどのようなものが考えられるのか

電子契約サービスを導入するにあたり、見直すべき規程としては大きく下記2種が考えられます。
(1)押印に関する規程
(2)文書の管理に関する規程

会社により名称は様々だと存じますが、具体的に言えば「印章管理規程(押印に関する規程)」「文書管理規程(文書の管理に関する規程)」にあたります。
また上記に関連するマニュアルや押印の権限を定めた規定(職務権限規程)などがあれば、併せて改修が必要になります。

さらに、電子保存における電子帳簿保存法の「真実性の確保」の要件に規程で対応する場合は、事務処理規程の作成が必要となります。
事務処理規程の作成のポイントはこちらをご確認ください

  

    2.改修のポイント

ではどのような着眼点で改修すればよいのでしょうか。ポイントは下記の通りです。

(1)印章管理規程
 ①電子契約(電子証明書)の管理責任者
 ②電子契約により契約締結する担当者に対する権限の委任
 ③電子契約により契約締結する際の承認ルール
 ④電子契約の業務に関わる担当者が遵守すべき事項について

(2)文書管理規程
 ①電子契約で締結した場合の契約書の保管についてのルール(保管先など)
 ②文書にアクセスできる権限及び閲覧(申請など)についてのルール
 ③契約文書の保管期限、廃棄ルール

  

    3.まとめ

本記事では、電子契約サービスを導入するにあたり見直すべき規程に関して解説致しました。

電子契約を導入するにあたり、改めて自社の規程またそれに関わるマニュアルを確認し改修(新設)することが求められます。
自社で行うことが困難という場合は、是非ご相談ください。

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