電子契約を導入する際、どのような契約文書から始めるのが良いか？

働き方の変化や、政府の後押し、認知度向上により、電子契約サービスの導入を検討されている企業様も多いかと思います。
お話しを聞いていると、具体的に「○○契約書に活用しよう」と考えている企業様もあれば、どの契約から電子化するのが良いか悩まれている企業様もあり様々です。

本記事では悩まれている企業様向けに、電子化しやすい文書についてご紹介いたします。

　

１．そもそも電子化できる文書にどのようなものがあるのか？

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一部の文書を除きほとんどの文書が電子化可能です。
下記、電子化できる文書の一例を記載いたします。

ご確認頂きますと分かるように、雇用契約書・納品書・注文書請書など企業活動においてよく使用されるほとんどの文書で活用が可能となっております。

　　

２．電子化に取り組む当初お勧めの文書

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様々な文書で活用が可能な電子契約ですが、電子化に取り組むにあたり導入しやすい文書はどのようなものになるのでしょうか。

弊社では、リスクが低いものや、取引先との事前調整が不要となる社内文書から始めてみることをお勧めしております。
具体的には、秘密保持契約書や取引金額がそれほど大きくない業務委託契約書、売買契約書などが想定されます。また、基本的に社内での調整で対応が可能な雇用契約書・誓約書・身元保証契約書などの人事関連文書も比較的導入が容易です。

※2024/03/22追記
雇用契約書および労働条件通知書について、電子帳簿保存法対応への記載を訂正しました。
以前、国税庁の調査開発課より雇用契約書については電子帳簿保存法への対応は「不要」と複数回の回答をいただいておりましたが、所轄の税務署によっては雇用契約書であっても「電子帳簿保存法対応が必要」と回答されているケースがあり、税務署の見解が分かれていました。
この度、国税庁側で解釈についての内容整理が進んだことにより、改めて回答を訂正する旨のご連絡をいただきました。
上記内容は国税庁の追加問答集にも2024年3月に追記されています。
雇用契約書および労働条件通知書につきましても、従業員氏名・雇用開始日・賃金などで文書データの検索ができるように電子データを保存してください。
　　

３．電子契約導入時のポイント

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また導入時のポイントとしては、下記が挙げられます。
（１）スモールスタートする
初めから多くの文書を電子化すると、関係者も多くなりスムーズに導入を行うことが困難となります。そのため、初めはスモールスタートし、運用が定着したら対象文書や業務を広げていきましょう。
Adobe Signであれば、スモールスタートがしやすい料金体系になっているので、安心です。

（２）対象文書の法的注意点を確認する
冒頭、ほとんどの文書が電子化可能と記載をしましたが、一部文書で法令上「書面による契約が義務づけられている（電子化できない）もの」や、「相手の承認が必要な文書」が存在します。
そのため、対象文書を選定する過程で法的面も確認することをお勧め致します。

　　

４．まとめ

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本記事では、電子化に取り組む当初お勧めの文書について解説致しました。

電子契約を活用するにあたり、まず運用対象となる文書の選定とその関係者の明確化が第一ステップにあたります。
社内でどのような文書があり、導入しやすい文書は何か、電子化することによる業務改善・コスト削減効果が大きいものは何かなどの着眼点で検討しましょう。
法的部分で電子化できるか否か不安であれば、是非弊社にご相談下さい。

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