人事・労務部門の働き方を変える！？電子契約の活用
人事・労務部門では、日々さまざまな書類を扱います。そのため、出社しなければ業務が滞り、リモートワークの導入を阻害していることが悩みの種となっています。
本記事では、人事・労務部門を取り巻く「紙事情」や、その改善策として雇用契約シーンでの電子契約活用方法を解説いたします。
１．コロナ禍においてリモートワークがしにくい職種
昨今、新型コロナウイルスの影響や各企業のDX化により、リモートワークを導入する企業が増加しております。
しかし、このような環境下においても各職種の業務特性により、リモートワークがしにくい職種もあります。
エフアンドエム社が調査した結果によると、労務担当者の８３．０％はテレワークが実施出来ていないことが明らかになりました。
これは、管理部門の他職種（経理・法務等）と比較しても、高い数値です。
出典：株式会社エフアンドエム
「コロナ禍における働き方と人事労務クラウドソフトに関する意識・実態調査」
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000011.000016847.html
リモートワークが出来ていない主な理由としては、「業務の電子化が出来ていない（３１．５％）」、「対面でのコミュニケーションが必要である（２８．５％）」、「対面でないと人材教育が難しい（１９．４％）」などがあげられました。
２．人事・労務部門の紙事情
リモートワークが出来ていない理由の１位に挙げられた「業務の電子化が出来ていない」ですが、人事・労務部門の紙事情が一つの要因であると考えられます。
では、具体的にどのような書類があるのでしょうか。その一部をまとめた表が下記となります。
それでは、この問題を解決するためにはどうすればよいでしょうか。対策としては、下記が考えられます。
・日頃行っている業務・フローを見直し、改善策を検討する
・一部外部へ託する
・システムを活用し、クラウド上で手続等を行うことにより、紙文化から脱却する
３．雇用契約時における電子契約の活用
「電子契約を活用した業務改善」という観点で見たときに、「社内手続き」とくに非常に多くの書類の取り交わしが発生する雇用契約の締結業務を、改善することが可能です。
雇用契約シーンで電子契約を活用することにより、下記メリットが考えられます。
（１）書類の管理をしやすく、紛失などのリスク防止につながる
（２）郵送コストの削減
（３）送付状作成の手間が不要
（４）（kintoneと組み合わせることにより）データとして、情報を取得できるため、エクセル等への転記が不要であり、情報の2次利用が可能
もちろん、雇用契約書の締結のみにとどまらず、あわせて給与振込先通知書や身元保証書・マイナンバー申請やそこに関連する画像データ等も、締結・入手が可能です。
また社内書類であるため、電子契約の導入を検討する場合、初めての書類としては、比較的導入しやすいという特徴があります。
ただ、雇用契約シーンにて電子契約を活用する場合に注意しなければならない、法的ポイントが一つあります。
それは、「労働条件通知書」を電子契約にて送付する際に、相手方の承諾を得るという事です。
４．労働条件通知書を電子契約にて送付する際の法的要件
従来、労働条件通知書は労働基準法施行規則により、「書面」で相手方に明示することが定められていました。
しかし、２０１９年４月１日より、労働条件通知書の電磁的方法による提供が認められました。ただし、労働条件通知書を電子化するための、下記３つの要件が定められております。
（１）労働者が希望したこと
（２）受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信によること
（３）労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成できること
（２）（３）の要件は、電子契約システムを活用することで、対応できる要件であるといえます。
「（１）労働者の希望」に関しては、内定段階で事前に口頭で承諾を得た上で、下記のように労働条件通知書兼雇用契約書への署名と一緒に確認する方法などが考えられます。
※2024/03/22追記
労働条件通知書及び雇用契約書を電子化する場合には電子帳簿保存法の電子取引要件を意識した運用が必要です。
以前、国税庁の調査開発課より労働条件通知書及び雇用契約書については電子帳簿保存法への対応は「不要」と複数回の回答をいただいておりましたが、所轄の税務署によっては雇用契約書であっても「電子帳簿保存法対応が必要」と回答されているケースがあり、税務署の見解が分かれていました。
この度、国税庁側で解釈についての内容整理が進んだことにより、改めて回答を訂正する旨のご連絡をいただきました。
上記内容は国税庁の追加問答集にも2024年3月に追記されています。
労働条件通知書及び雇用契約書につきましても、従業員氏名・雇用開始日・賃金などで文書データの検索ができるように電子データを保存してください。
５．まとめ
本記事では、人事・労務部門を取り巻く「紙事情」や、その改善策として雇用契約シーンでの電子契約の活用方法を解説しました。
人事・労務の仕事は、複雑になっていく一方です。そのため、過去の業務のやり方にとらわれず、変えられるものは、変えていくことが人事・労務の働き方改革にとって重要です。
弊社のオススメソリューション
TOP