具体的にどうすればいい？注文書や見積書の改正電子帳簿保存法対応
改正電子帳簿保存法において、電子取引で授受した書類の電子保存が義務化となりました。令和５年末までに対応が必要になります。
「帳簿」とあるので経理部などで対応すればOKと思われがちですが、実は対象書類を扱うのであれば、どの部門でも対応が必須となる法律です。営業部などでの対応方法について以下にまとめました。
Ⅰ．電子取引の対象書類について
電子帳簿保存法とは、国税庁管轄の文書（帳簿・書類）をデータとして保存するための手段などを定めた法律です。国税庁管轄の文書とは、カネ・ものの移動に関する文書を指します。
具体的には請求書、領収書、契約書、見積書、納品書、注文書などが該当します。
これらの文書は「国税関係帳簿書類」といわれていますが、この国税関係帳簿書類が電帳法の対象文書です。
しかし、この「国税関係帳簿書類」にどの書類が該当するか？というのは、網羅的に国税側で定義されたり、一覧化されたりしているわけではありません。分かりにくいのですが、損益計算書や貸借対照表の数値に影響を与える、取引に関して作成された書類、とご認識いただくと、少しイメージしやすいかと思います。
また、電子取引の対象データについては、電子契約サービスなどで授受した文書データだけでなく、
メールの添付で送付、受領した文書データ、EDI取引の内容、Amazonなどでダウンロードした領収書なども対象となります。
つまり、電子取引の対象文書は
損益計算書や貸借対照表の数値に影響を与える、取引に関して作成された書類
かつ、一度も紙にならず、電子的に受け取ったもの
となり、見積書や注文書も該当するということになります。
Ⅱ． 実務視点での法令の要件への対応
見積書や注文書となると営業部など、多くの部門で法令対応をしなければいけないかと思います。そこで各部門で実務的に対応する場合の視点で法令の主な要件について考えてみたいと思います。
1.真実性の確保要件
まず必要なのが、真実性の確保要件への対応です。真実性の確保要件の詳細については下記の記事をご覧いただければと思いますが、対応方法としてよくあげられるのが「認定タイムスタンプを押す」という方法です。しかし、例えば発行する見積書、いただく見積書すべてにタイムスタンプを付与する、というのはなかなかハードルが高いのではないでしょうか。
そこで、弊社では「事務処理規定を作成する」という方法をご案内しています。こちらであれば、特にシステムもいらず、該当書類が多くなってもコストも増えず、多くの企業様で採用しやすい方法ではないかと思います。
▶【電帳法】電子保存の真実性の確保要件には「事務処理規程」の作成・運用がおすすめ
2.検索性の確保要件
次に対応しなければいけないのが、検索性の確保要件です。要件は以下の通りです。
国税庁からはExcelなどで索引簿を作成する方法や、規則的なファイル名を付す方法などが紹介されており、そちらでも対応は可能です。しかし、たとえば見積書にかかわる営業部員全員にルールを徹底させ、かつ上長や経理部門でチェックする、となると業務負荷がかかる、果たして見逃しはないか、など懸念点も多くあげられます。
そこで具体的な対応方法には
従業員に徹底してもらえる
業務負荷が増大せず、業務改善につながる
ことが求められます。
※各要件の詳細については下記の記事もご確認ください。
Ⅲ．ポイントは法令対応だけで終わらせないこと
電子帳簿保存法対応の成功ポイントは法令への対応だけを目的とせず、「業務改善」や「書類の電子化」を進めることもスコープにいれることです。
逆に言えば、使いやすい、時間短縮になるなど業務改善につながっていれば、従業員がルールに従いやすくなり、自ずと法令対応も行えるようになります。電子帳簿保存法に違反した場合、青色申告の取り消しなどもあり得ますから、誰もが法令遵守できる仕組みとしておくことも大切です。
またテレワークに対応した書類の電子化を進めたり、ワークフローの活用により、法令対応のためのシステムの可能性が拡大し、コストパフォーマンスを最大化することもできます。
Ⅳ．20,000社が選んだkintone（キントーン）
電子帳簿保存法への対応システムとして弊社がオススメしているのが、サイボウズ社のkintoneです。
kintoneはクラウド型の業務管理システムです。プログラミングの知識は不要、ノーコードでシステムを構築することができます。何かに特化したシステムではなく、使う企業や業務の内容によって最適なシステム（kintoneではアプリと呼んでいます）を使う本人が作ったり、修正したりできるのが特徴です。一からシステム構築を依頼するよりも安価で、スモールスタートや利用中の修正も可能なので、より使いやすいシステムを作り上げていくことが可能です。
kintoneで電子帳簿保存法に沿ってアプリを作成し、事務処理規定を作成すれば、対応が可能で、kinotne以外の専用のシステムなどは特にいりません。しかし、見積書などの書類をkintoneで作成することさえ徹底できれば、人によってフォーマットが違ったり、保存場所が違ったりという対応のブレをなくすことができます。また、kinotne内にワークフロー（プロセス管理）機能がセットされているので、上長確認などの承認作業もkinotne上で完結することが可能です。
詳しくは下記よりご確認ください。
▶kintoneとは（サイボウズ様のサイトにリンクします。kintoneのご購入は弊社で可能です）
Ⅴ．まとめ
改正電子帳簿保存法は令和４年１月１日に施行され、電子取引に関しては電子保存が義務化となりました。とはいえ、やむを得ない事情がある場合、令和5年12月31日までは宥恕期間となっています。
ほぼすべての企業様で対応が必要な法律となりますので、まずは一度社内の該当書類を確認してみましょう。
弊社では法令面やシステム面をサポートするアドバイザリーサービスも展開しておりますので、お気軽にご参加ください。
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