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投稿日 | 2024 年 01 月 29日

電子契約×kintoneで実現する抜本的な業務改善とは?【Acrobat Sign連携プラグイン】

はじめに

コロナ禍以降、企業による導入が進んだ電子契約。
さらに電子帳簿保存法対応が進み、今後導入予定の企業も増えてきています。

  • ・取引先から電子契約を希望された
  • ・DXに向けた第一歩として電子契約を導入する

など、電子契約を導入する動機は各企業様で異なります。
一方で、

  • 「実際に電子契約を導入しても、どのように活用していけば良いか
  • という具体的なイメージを抱きにくい。」

という点から導入に踏み切れない企業様も多いかと存じます。
本記事では実際に電子契約および、AcrobatSign連携プラグインを導入頂いた際の利用イメージを固めて頂くことで、kintoneを中心とした抜本的な業務改善に役立てていただければ幸いです。


電子契約を導入するだけでは業務改善にならない

そもそも電子契約に期待されるメリットとしては

  • 1.コスト削減
  • 2.業務効率化
  • 3.コンプライアンス強化
  • 4.内部統制強化
  • 5.テレワーク対応

などが挙げられます。
これらは決して間違いではないですが、付帯してくる問題として

  • ・相手先情報の管理
  • ・契約締結書類の保管
  • ・電子帳簿保存法対応

などがあり、対応する必要があります。

よくある方法として、これらの問題にはそれぞれ別のシステムを導入して対応するという選択肢がありますが、
それではシステム間の移動に伴う手間やミス発生率の上昇により上記の電子契約のメリットを十分に享受できなくなってまい、
電子契約を導入した意味がなくなってしまいます。

しかし弊社のプラグインによってクラウド型の業務システムであるkintoneとAcrobat Signを連携頂くと、kintoneで上記の問題を全て解決することが可能となります。
これらの問題を解決する事により契約業務に必要な

文書の作成 → 社内申請 → 送信 → 契約締結 → 文書保管

という一連の流れをkintoneのみで実現することができます。


AcrobatSign連携プラグインの具体的な活用

では具体的なプラグインの活用についてご紹介したいと思います。
※AcrobatSign連携プラグインの機能についてはこちら

問題解決1:相手先情報の管理


まずはこの様にkintoneにマスタと呼ばれる情報管理アプリを作成します。
アプリとはkintone上の業務システムの呼び名であり、業務に応じて様々なアプリを作成することができます。
ここで課題の一つ目である「相手先情報の管理」について、対応が可能となります。
今回は従業員情報を管理するマスタを利用していますが、顧客管理や商品管理に活用されている企業様も多いくいらっしゃいます。

こちらは契約書を作成するアプリの一部分です。
実は送信先名や送信先メールアドレスはコピ&ペーストや他の画面から引っ張ってきたものではありません。
先程の情報管理のマスタに登録したデータを「取得」ボタン一つで簡単に転記することができます。
この様にkintoneのアプリは他のアプリと連携し、情報の有効活用が可能です。

問題解決2:契約締結書類の保管


弊社の連携プラグインをご導入いただくと、電子契約締結後のPDFは自動でkintone上に保存されます。
二つ目の課題である「契約締結書類の保管」についても問題なく対応できます。

問題解決3:電子帳簿保存法対応

ここで懸念される事として最後の課題である電子帳簿保存法対応が挙げられますが、先にも紹介したように
電子帳簿保存法対応はkintoneで行うことが可能です。

※対応方法についてはこちらをご覧ください。
関連記事:kintoneを活用した電子帳簿保存法「検索性の確保」要件への対応

\ポイント/

弊社のプラグインを導入いただくと相手方に入力していただいた情報もkintoneのフィールドにデータとして格納することが可能です。
今回の例では入力された口座情報等が取得できているので、各種マスタと連携すれば取引先情報の管理、取引先への支払い管理などkintone上で一元管理することができます。
つまり電子帳簿保存法対応の為だけにシステムを導入するのではなく、法律は守りつつ業務効率化も含めた業務改善策としてkintoneを活用することが可能となります。
この様に電子契約を起点として、CRMやSFAとの連携、情報の後活用などに広げていくことが可能になります。

 


まとめ

電子契約は業務改善に大きく貢献しますが電子契約を導入するだけでは根本的な業務改善にはなりません。
電子契約だけでなくその前後の業務にもフォーカスしていくことが重要となります。

Acrobat Sign連携プラグイン導入メリット

  • ・契約業務に必要な一連の業務が全てkintoneのみで対応可能
  • ・電子帳簿保存法にも対応できるので契約締結後の書類保存についても安心
  • ・情報の後活用により電子契約を起点に他業務の効率化も可能
  • 文書データ周り、電子契約を起点に業務改善を行いたい企業様は下記よりお問い合わせください。

    活用方法の一部はhttps://keinz-i.com/solutions/にてご紹介しております。
    こちらも併せてご覧ください。


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