kintoneで電子契約書を作成、送付する方法と活用するメリット

はじめに

kintoneを中心に業務改善、DXを進めている企業様も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
中には、「契約業務の電子化」により業務改善を進めたいと考えている方もいるでしょう。
そのような企業様には、kintoneでの電子契約書の作成・送付の実現がおすすめです。
本記事では、以下について詳しく解説します。

kintoneでの電子契約書作成・送付を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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電子契約とは

電子契約とは、本来「紙と印鑑」によって締結していた契約を電子的に行うもののことです。
電子ファイルと電子署名や電子サインを活用しインターネット上で契約を締結後、電子データとして企業のサーバーやクラウドストレージに保管します。
従来の、紙と印鑑を活用した契約と、電子契約の違いは以下の通りです。

電子契約の書面契約同様、証拠能力があるため安心です。
製本化や郵送の準備が不要なため業務改善につながるのはもちろん、郵送料や印紙が不要になるなど、コストカットにつながるのも電子契約の魅力の一つ。
政府の後押しや新型コロナウイルス感染症によるテレワークの導入などにより、多くの企業が電子契約を活用しています。

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kintoneで電子契約書を作成・送付するメリット

ここからは、上記について詳しく解説します。

▼文書の作成から保管までの流れを効率化できる

kintoneと電子契約を連携させれば、文書の作成から保管までを効率化できます。
トヨクモ社のフォームブリッジやソウルウェア社のレポトンなどの帳票生成プラグインを活用すれば、
kintone内のデータを利用し文書の生成が可能。
また、kintoneにはデフォルトでプロセス管理機能（ワークフロー機能）が実装されており、電子契約送付前のワークフローをまわせます。
さらに、連携させればkintoneと電子契約システムのブラウザ画面を遷移する手間なく、送信から締結後文書の自走保管などが可能となります。

▼CRMや人事管理と文書管理を一元化できる

関連レコード機能を活用すればCRMや人事管理と文書管理を一元化できるのもメリットの一つです。
顧客や従業員と「いつ」「どのような文書」を交わしたのかということをkintone上で簡単に管理ができます。
また、kintoneには通知機能も実装されているため、更新などのタイミングで担当者に通知を送れば、契約の更新漏れなどを防止できます。

▼電子帳簿保存法「電子保存」の検索性確保要件への対応が可能

kintoneは検索性に優れており、2023年12月31日に宥恕期間が終了し対応が必須となった、電子帳簿保存法 電子保存の「検索性の確保」要件に対応できます。
また、真実性の確保要件は「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を備え付ければ対応可能です。
法的要件を満たし安心して電子契約を活用できます。
kintoneでの電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は、以下をご覧ください。
●発注書・請書の電子帳簿保存法対応は必要?対応必須のケースや具体的な方法を解説

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成功のカギは自社に合う電子契約を選択すること

kintoneと連携できる電子契約は複数あり、自社に合う電子契約を選択することが運用成功のポイントになります。
インターネット上で契約を締結するという基本的な考え方は変わりませんが、電子契約ごとに機能や料金などが異なります。
また、kintoneと連携した際にどのようなメリットが得られるかや、操作性も異なります。
電子契約単体の機能・コストだけでなく、kintoneと連携させた場合の機能なども見越して選択するのが重要でしょう。
自社のみで検討するのが難しい場合は、電子契約とkintoneに詳しいベンダーや販売代理店に相談するのがおすすめです。
弊社へのお問合せはコチラ

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kintoneと連携できるおすすめの電子契約

前述の通り、kintoneと連携できる電子契約は複数存在します。
中でも弊社でお勧めしているのはAdobe社のAcrobat Signです。
別売の連携プラグインを導入することでkintone連携が可能です。

Adobe Acrobat Sign

出典：Adobeホームページ
Adobe Acrobat Signは、電子契約・電子サイン・電子署名のカテゴリーで6期連続LEADERの最高位を獲得した電子契約です。
PDFの生みの親であるAdobeが提供する電子契約で、ISO32000に完全準拠しており、将来にわたり見読性を保証しています。
以下のフィールドを設置でき、契約を締結するとともにさまざまな情報をもらえるのが特徴の一つです。

・テキスト入力
・ドロップダウン
・チェックボックス
・ラジオボタン
・ファイル添付
・ハイパーリンク など

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まとめ

本記事では、電子契約の概要やkintoneで電子契約書を作成・送付するメリット・デメリット、kintoneと連携できるおすすめの電子契約について解説しました。
kintoneと電子契約を組み合わせれば、単体活用以上の業務効率化が可能です。
kintoneと組み合わせができる電子契約は複数ありますが、Adobe Acrobat Signがおすすめ。
署名とともに得た情報をkintoneに自動保存し、CSV出力機能にて2次活用もできます。

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