発注書・請書の電子帳簿保存法対応は必要?対応必須のケースや具体的な方法を解説
はじめに
2024年1月1日より、電子帳簿保存法 電子保存の宥恕期間が明け、対応が必須になります。
発注書・請書はどのように保存すれば良いか知りたい方もいるでしょう。
本記事では、発注書・請書で電子帳簿保存法対応が必要なケースや要件、対応方法などについて解説します。
発注書・請書で電子帳簿保存法対応が必要なケース
電子帳簿保存法と一言でいっても、以下の3つにわかれます。
・ データ保存
・ スキャナ保存
・ 電子保存
上記のうち、2024年1月1日より対応が必須になるのは「電子保存」のみです。
ちなみに、データで受け渡しをした文章が電子保存の対応となり、具体的には以下の方法で送受信した発注書・請書は、電子帳簿保存法の要件を守りデータにて保存する必要があります。
・Webサイトなどからダウンロードした場合
・電子メールで送受信した場合
・EDI取引などを利用した場合
・電子契約システムを利用した場合 など
郵送など紙で発注書・請書の取り交わしをした場合は、データで保存する必要はなく、書面をこれまでと同様保存すれば問題ありません。
ちなみに、紙をPDFなどデータ化し、そのデータを保存したい場合はスキャナ保存に対応する必要があります。
ただ、スキャナ保存はメリットに対し、デメリットが多いためあまりおすすめしていません。
スキャナ保存の詳細やメリット・デメリットを詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
電子帳簿保存法 電子保存の要件とは?
電子帳簿保存法、電子保存は下記4つの要件があります。
●真実性の確保
●検索性の確保
●関係書類の備え付け
●見読性の確保
また、各要件の項目は以下の通りです。
電子帳簿保存法 電子保存の要件に対応する方法
前述の通り、電子帳簿保存法 電子保存に対応するためには、4つの要件を満たさなければなりません。ただ、関係書類の備え付けと見読性の確保は、既存のシステムさえ利用すればとくに意識せずとも対応できます。そのため、真実性の確保とカン作成の確保要件を満たすための方法について解説します。
▼真実性の確保要件へ対応する方法
真実性の確保要件に対応するもっとも有名な方法は「認定タイムスタンプを付与する」ことです。
「タイムスタンプ」という言葉を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。また、中には電子帳簿保存法に対応するために、認定タイムスタンプが必須だと勘違いされている方もいます。
ただ、認定タイムスタンプは必須ではなく、弊社では認定タイムスタンプでの対応をおすすめしていません。理由は単純で、認定タイムスタンプを押すためのシステム導入費やランニングコストがかかるからです。
真実性の確保要件に対応するためには、改ざん防止等のための事務処理規程の作成・運用がおすすめです。コストもかからず、早ければその日から対応が可能になります。
事務処理規程の作成・運用をおすすめする理由の詳細や作り方を知りたい方は「電子帳簿保存法の「電子保存」義務化に対応するための事務処理規程の作り方」をご覧ください。
▼検索性の確保要件へ対応する方法
次に対応しなければいけないのが、検索性の確保要件で、要件は以下の通りです。
●日付・金額・取引先で検索ができる。
●日付・金額は範囲指定検索ができる。
●任意の記録項目を組み合わせたアンド検索ができる。
●検索項目について記録事項がない電子的記録を検索できる。
ちなみに、範囲指定とアンド検索は、国税庁のダウンロード要求に応じる場合は不要です。
検索性の確保要件へ対応する方法として、国税庁からはExcelなどで索引簿を作成する方法や、規則的なファイル名を付す方法などが紹介されており、そちらでも対応は可能です。
しかし、発注書・請書のような営業・経理など複数のメンバーが関わる書類の場合、Excelでの対応はルールの徹底や、チェックに多くの手間がかかり、不備を見落とす可能性もあります。
そのため、前述の要件を満たせるシステムを利用するのがおすすめです。
電子帳簿保存法への対応はサイボウズ社のkintoneがおすすめ
弊社では、検索性の確保要件を満たすためのシステムとして、サイボウズ社のkintoneをおすすめしています。
kintoneはクラウド型の業務管理システムで、プログラミングの知識は不要、ノーコードでシステムを構築できます。文書保管など何かに特化したシステムではなく、使う企業や業務の内容によって最適なシステム（kintoneではアプリと呼んでいます）を使う本人が作ったり、修正したりできるのが特徴です。
一からシステム構築を依頼するよりも安価で、スモールスタートや利用中の修正も可能なので、より使いやすいシステムを作り上げていくことが可能です。
kintoneは検索性に優れており、改ざん防止等のための事務処理規程を備え付ければ、電子帳簿保存法への対応ができます。
kintoneの特徴や文書管理におすすめする理由の詳細を知りたい方は「kintoneの特徴と、なぜ文書管理システムとしてお勧めするのか」をご覧ください。
まとめ
発注書・請書をデータで授受した場合は、電子帳簿保存法 電子保存の対応が必須です。
対応するためには、事務処理規程を備え付けkintoneを利用するのが良いでしょう。
電子保存対応や、kintoneの詳細を知りたい方はお気軽にお問い合わせください。
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