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投稿日 | 2023 年 09 月 01日

kintoneでインボイス制度に対応!登録番号の管理~登録有無確認も!

はじめに

2023年10月からインボイス制度が開始されます。
サイボウズ社の業務改善プラットフォームであるkintoneを利用されている企業様なら、インボイス制度への対応もkintoneで一元化したいとお考えではないでしょうか。


インボイス制度開始にあたり、ポイントになるのは

➀自社は登録済か、そして適格請求書を発行できる状態か?(発行)
➁調達先は登録済か、届いた請求書は適格請求書か?(受領)


大きくこの2点です。


まず➀については主に経理部門で対応しているかと思います。
この➀についてkintoneでアプリ作成をしたい!という方はこちらが参考になります。

▼弊社グループ会社による記事。法令対応まで包括的に理解できます。
kintoneを活用した、インボイス制度への具体的な対応とは?


▼他社様の記事ですが、わかりやすくまとまっています。
【kintone】インボイス対応の請求書管理アプリを作ってみよう


さて、今回ご案内したいのは➁の調達先の登録状況や届いた請求書の管理についてです。
相手方の登録状況の確認をシステムで、となると会計システムが一番にあがりますが、
実際に調達先を選定する方全員に会計システムのアカウントを付与するのは難しい場合が多いと思います。
しかし実は、kintoneでも簡単に対応できます。


インボイス制度(適格請求書等保存方式)とは

インボイス制度(適格請求書等保存方式)とは、消費税の仕入税額控除の方式のことで、
仕入税額控除を受けるために、インボイスが必要になります。
ちなみに、仕入税額控除とは、
売上の消費税額(自社が受け取った消費税)から仕入れの消費税額(自社が支払った消費税)を差し引いて、その差額を納税することです。
2023年10月1日以降は、インボイスがなければ仕入税額控除が受けられません。
※インボイスがなくても、2026年10月1日までは80%、2029年10月1日までは50%の控除できる経過措置有。


インボイス制度対応のポイント

インボイス制度に対応するためには、以下2つの管理が必要になります。


●取引先がインボイス登録をしているか
●受領した請求書等の取引日時点でインボイス登録しているか


万が一、取引相手企業がインボイス登録事業者だと勘違いし、仕入税額控除をしてしまうと延滞税などの罰則が適用されます。
場合によっては、脱税と判断され信頼が損なわれる可能性もあるでしょう。
近年は、インターンやSNSなどが発達し、ネガティブな評判が拡散され信用が低下するレピュテーションリスクもあるためご注意ください。


インボイス対応をする場合のアプリ作成方法

前述の通り、インボイス対応するためには、取引先がインボイス登録をしているかと、
受領した請求書等の取引日時点でインボイス登録しているかの2つを管理する必要があります。
そのため、取引先(調達先)管理アプリと、請求書などの文書保管アプリの作成がおすすめです。
ここからは、上記2つのアプリの作成のポイントについて解説します。

▼取引先(調達先)管理アプリ

アプリイメージ


インボイスに対応するための「取引先(調達先)管理アプリ」イメージは上記の通りで、大きく下記で構成させています。


➀取引先や担当者の情報
 会社名や担当者名、住所、電話番号などの基本情報。
 必要に応じて、支払方法や注意点などを入力するフィールドを設置する。
➁インボイス情報
➂受領請求書情報
 関連レコード機能を活用すれば、取引先と受領した請求書を紐づけて管理できるためおすすめです。


➁のインボイス情報は、インボイス登録状況とインボイス番号を入力するフィールドがおすすめです。ちなみに、登録状況は「ラジオボタンフィールド」を活用し不明・有効・無効から選択できるようにしています。
また、インボイス登録が有効だった場合、番号を管理するための「文字一行フィールド」を設置しています。もし、すでに取引先(調達先)を管理するアプリがあれば、インボイス情報を登録する2つのフィールを設置するだけで完了です。

▼請求書などの文書保管アプリ

アプリイメージ2


請求書等の文書保管アプリの例は、上記の通りです。
基本的には下記のフィールドを設置しています。


●請求書を発行した会社名:文字一行フィールド
●インボイス登録状況:ラジオボタンフィールド
●インボイス番号::文字一行フィールド
●請求日:日付フィールド
●金額:数値フィールド
●ファイル:添付ファイルフィールド
●説明:文字一行フィールド


上記で、受領した請求書とその請求書のインボイスが有効かを管理できます。
また、会社名・取引年月日・金額を入力するフィールドを設置し、改ざん防止等のための事務処理規程を備え付ければ、電子帳簿保存法 電子保存にも対応可能。
kintoneでの電帳法対応について詳しく知りたい方は、こちらをご確認ください。


インボイス対応の注意点

kintoneでインボイス対応するためのアプリ作成の方法を解説しましたが、注意点も存在します。
それは、インボイス登録は取消や失効制度があることです。
もし、取消や失効があった場合、インボイス登録事業者でなくなります。
つまり、本来であれば取引の都度、相手がインボイス登録事業者か、取引日時点でインボイス登録をしており、受領した請求書が仕入税額控除できるかを確認しなければなりません。

ただ、取引の都度確認するのは多くの手間がかかります。
そんなお悩みを解決するのが、弊社グループ会社であるk&iソリューションズが開発した
「適格請求書発行事業者確認プラグイン」です。
サイボウズ社が提供するkintone(キントーン)と連携させることで、
調達先が適格請求書発行事業者かどうかを自動確認します。
適格請求書発行事業者確認プラグインを利用すれば、業務効率化や税法上のリスク削減につながるでしょう。
詳細を知りたい方は、下記をご確認ください。


▼製品サイト
製品詳細、ご利用のお申込み、お試し利用のお申込みはこちら

適格請求書発行事業者確認プラグイン

▼パンフレットダウンロード
資料ダウンロード
製品パンフレットおよび、インボイス制度開始に伴い、企業側で追加になる業務をまとめた資料のDLも可能です。

インボイス制度の注意点を詳しく知りたい方は、こちらをごらんください。


まとめ

紹介した通り、kintoneでインボイス対応は簡単にできます。
ぜひ、kintoneを利用したインボイス対応にチャレンジしてください。
インボイス制度の詳細や対応方法について、さらに詳しく知りたい方はお気軽にお問い合わせください。

 


ご依頼、ご相談は下記お問合せボタンよりお願いします。

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