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  • 投稿日 | 2024 年 05 月 13日

    AI-OCRとkintoneを活用した業務改善。非定型帳票対応&カンタン設定だから実現できる!

    AI-OCRとkintoneを活用した業務改善。
    非定型帳票対応&カンタン設定だから実現できる!

    はじめに

    DX化の一環として、帳票を読み取ることで業務効率化を図るOCRの注目度が増しています。
    本記事では非定型帳票に対応可能な弊社のAI-OCRプラグイン for kintoneの機能の特徴についてご紹介いたします。


    こんなお悩みに

    名刺、レシート、請求書etcさまざまな文書を読取!

    • ・様々な帳票を読み取りたい
    • ・手書き帳票の読取がしたい
    • ・必要箇所の自動抽出がしたい

    AI-OCRプラグイン for kintoneの特徴とメリット

    AI-OCRプラグイン for kintoneは
    kintoneと連携して活用する非定型帳票対応可能なAI-OCR

    特徴【1】非定型帳票の読取ができる

    非定型帳票とは相手方から送られてくる請求書や注文書など、こちらで形式を決められない帳票です。逆に定型帳票はフォーマットをこちらで指定できる帳票で、代表例は自社で実施するアンケートなどが挙げられます。
    これまでのOCRの多くは定型帳票を想定しており、毎回形式の変わる書類には対応ができず、先方から受領する文書(見積書など文書類型は同じでも相手により形式の変わる文書)の管理に活用することは難しいのが実情でした。
    しかしAIを活用したOCRであれば、様々な形式、種類の非定型帳票を読み取ることが可能です。

    特徴【2】kintone連携なので、読み取ったデータはそのまま管理用データに

    通常のOCRサービスの場合、あくまでも読取を代行するものであり、読み取った情報はCSV等に書き出し、基幹システム等にアップロードして活用することになります。
    しかし、弊社のプラグインの場合、AI-CORで読み取ったデータはkintone内のフィールド(情報を入力する箇所)に自動保存されます。kintoneは業務システムですので、そのままデータとして活用することが可能であり、特に他のシステムに移動する必要はありません。読み取ったデータはもちろん、PDFなどの元データも一元管理することができます。

    特徴【3】名刺、免許証、図面など帳票以外にも活用可能

    AI-OCRプラグイン for kintoneでは注文書、請求書、見積書などは勿論のこと、名刺や図面の文字※1も読み取り可能です。
    kintoneはモバイルにも対応してますので、外出先からスマートフォン等で帳票の保存もできます。貰った名刺をすぐにOCRにかけて登録、バックオフィス側で即見積もり対応をする、というような業務フローを組むなど活用方法次第で業務改善にもつながります。

    特徴【4】シンプルな料金体系

    AI-OCRプラグイン for kintoneは対象となる読取文書の種類や設定するkintoneのアプリ数に関わらず、読み取り数に応じた従量課金制となります。初期費用もなく、月額5000円~のご利用が可能です。※2
    まずは無料のお試し利用にお申込みいただき、実際に読み取って頂きご検討ください。

    AI-OCR×kintoneのメリット

    メリット【1】文書管理システムとして利用可能

    kintoneはサイボウズ社が提供しているノーコードで業務システム(アプリ)を作ることができるクラウドサービスであり、業務改善ツールです。
    ITの知識がなくても簡単にアプリ作成が可能で、柔軟性が高く様々な業務に利用することができます。
    ですから、kintoneを文書管理システムとして利用するという事も可能ですし、そのことで文書にまつわる業務を改善することもできます。
    一般的に文書管理システムには
    ・保管機能
    ・検索機能
    ・アクセス制限機能
    ・セキュリティ
    などの要件が求められます。
    kintoneは上記要件に全て対応可能なシステムです。
    ▼参考:ファイル管理ならkintone

    メリット【2】データの一元管理が可能

    kintoneは業務システムなので、情報を集約することにより一元管理が可能となります。さらに
    ・入力したデータを他の業務と紐づけて利用したい。
    ・データの閲覧権を細かく設定したい。
    ・検索性を高めたい。
    ・そのままワークフローを組みたい
    ・リモートワークに対応したい
    など業務効率化の要望を実現するだけでなく、複数のシステム運用が不要となる為、コストの削減を実現することが可能です。

    メリット【3】読取した元データにもすぐにアクセスできる

    AI-OCRを導入する大きな目的としてデータ入力の時間短縮・入力による業務負担の軽減が挙げられます。
    前述した通り、読取後は別システムへの移行が必要なケースが多く、単純に入力作業をOCRに切り替えただけの場合、業務改善効果は限定的です。

    これをさらに改善するためにOCRを導入検討される企業様の多くが、RPAもセットで検討されています。
    読み取ったデータを他システムに結局手入力していては、業務効率化とは言えませんのでOCRとRPAを組み合わせて活用することは合理的な選択です。

    しかしRPAを導入するという事は当然コストがかかります。
    また、当然のことながらRPAも転記の精度は100%ではありません。

    そうなるとまずはOCRの読み取り内容に問題がないか確認し、
    その後、RPAが他システムに読み取ったデータを正確に反映できているのかについても確認する必要があります。
    つまり確認が二重で必要になるという事になります。
    更に、RPAにトラブルが発生した時や業務内容を変更したい場合は、毎回作業を止めて、RPAの設定変更を行うという手間もかかります。

    弊社のAI-OCRは読み取ったデータをkintoneに保存します。
    保存システムとOCRが直結しているため、RPAにコストをかける必要がありませんし、
    読取内容の確認についてもkintoneに反映されたデータがあっているかという確認のみとなります。
    また、kintone内にPDFなどの読み取った文書も保管されていますので元データを確認したい、探したい、という場合もすぐにアクセスすることができます。

    AI-OCR×RPAの場合(モデル)

    AIOCRプラグイン for kintoneなら

    メリット【4】取引先やCRMと紐づけた文書管理が可能

    kintoneは業務システムですので、取引先マスタやCRM(顧客情報)を管理することも可能です。
    AI-OCRで読み取ったデータを取引先マスタやCRMと紐づけた管理が実現可能なため、取引先と交わした文書や取引先の担当者の名刺情報などをマスタ上から一目で確認することができます。

    ●読取&文書管理のソリューションイメージ

    請求書を読み取ると、上記のようにデータが保存されます。
    会社名や住所のほか、小計額や請求書金額(税込金額)についてもAIが判別してそれぞれ自動保存しています。

    これを別に用意した取引先マスタアプリに紐づけ設定を行い、指定条件にマッチする場合、顧客マスタにAI-OCRにかけた請求書が一覧として表示されます。
    今回読み取った帳票は中段の2024-02-26の帳票になります。

    この様にkintoneでは関連レコードという機能を利用して他アプリのレコードを表示することができます。
    表示したレコードをクリックすると、クリックしたレコードに移動することも可能ですので
    ・表示されていない情報まで確認したい。
    ・レコードの修正、追加がしたい。
    といった場合にもスムーズな対応が可能になります。

    メリット【5】電子帳簿保存法にも対応可能

    上記の特徴を活用することで、文書管理に付随する課題として挙げられる電子帳簿保存法対応もスムーズに行うことができます。
    電子帳簿保存法の電子取引の要件では検索性の確保のために日付、金額、相手先の名前等を検索できるようにしておかなければなりませんが、弊社のAI-OCRはこれらの情報を自動保存することが可能ですので、入力の手間をかけずに検索性の要件に対応できます。
    勿論、これらのデータを他業務に活用することも可能ですので、法令対応に手間をかけることなく、文書管理システムにありがちな悩みである文書内のデータの後活用を実現することが可能となります。
    【参考】kintoneの特徴と、なぜ文書管理システムとしてお勧めするのか
    kintoneを活用した電子帳簿保存法「検索性の確保」要件への対応


    まとめ

    AI-OCRを導入する際には、ただデータ入力業務の効率化のみを考えていると、業務効率化とは言えません。
    単に部分最適なシステムを複数導入しても、
    ・システム間の連携がうまく取れず、読み取ったデータの活用につながらない。
    ・金銭的にも学習(社内浸透)時間としてもコストが莫大になってしまい、本来コストをかけるべき場所にかけられない。
    といった問題が起こりかねません。

    AI-OCRなどのDX化を進める際には、業務の繋がりを考慮し、全体最適を意識した導入検討を進めていくことを意識しましょう。

    ※1:AI-OCRプラグイン for kintoneで読取可能なデータはPDFやjpg等の画像ファイルです。
    ※2:スタータープランの場合、税別

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