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投稿日 | 2022 年 02 月 10日

kintoneを活用した電帳法 「検索性の確保」要件への対応

猶予措置により、電子保存の義務化が約2年間先延ばしになりました。
とはいえ、令和6年1月1日より対応が必要となります。
弊社としては、この2年間を「何もしなくてよい期間」と捉えるのではなく、「2年後に向けた準備期間」と捉えることをお勧めし、kintoneを活用することで電子帳簿保存法へ対応することを推奨しております。

本記事では、kintoneを活用し電子帳簿保存法の「検索性の確保」要件に対応する方法に関して解説いたします。

1.電子帳簿保存法【電子保存 検索性の確保】で求められる要件とは


まず電子帳簿保存法の電子保存における「検索性の確保」要件に関して解説いたします。

検索性の確保において求められる要件は、下記です。
(1)取引日付・取引金額・取引先(会社)名で検索が出来る。
(2)日付または金額の指定範囲により検索が出来る。(範囲検索)
(3)2つ以上の任意の検索項目(日付・金額・取引先)を組み合わせた条件により検索が出来る。(アンド検索)
(4)検索項目について、記録事項がない電子的記録を検索出来る。(ブランク検索)
※(2)(3)は、ダウンロード要求に応じる場合は不要
※売上高1,000万円以下の事業者は全て不要

ちなみに「取引日付」は、書面の受領日・支払日・納入日等様々な場合が想定されますが、「会社の会計基準」に応じた取引年月日で問題ございません。
また「取引金額」も税抜・税込どちらでも良く、帳簿処理方法に統一をすれば問題ございません。
重要なポイントは、社内でルールを定め統一しておくということです。

2.kintoneで「検索性の確保」要件にどのように対応すればよいか?


それでは、この検索性の確保要件にkintoneでどのように対応をすればよいのでしょうか。

対応は、非常に簡単。kintoneで文書管理アプリを作成するだけです。
文書管理アプリにおいて、必須(必ず入力をしなければならない)項目は下記となります。
(1)取引日付       (2)取引金額
(3)取引先名       (4)文書添付

各社のオペレーション次第ですが、下記項目もお勧めしています。
(1)作成日時       (2)作成者
(3)更新日時       (4)更新者
(5)担当部署       (6)受信側か発信側か
(7)文書の種別(詳細)   (8)その他備考

kintoneは検索性に非常に優れているため、項目ごとの検索はもちろん、範囲検索・アンド検索・ブランク検索も可能です。

イメージとしては、下記の様なアプリになります。

kintoneでは閲覧権限も細かく設定ができるため、「この情報は一部の人しか閲覧できないようにする」ということも可能です。

3.まとめ


本記事では、kintoneを活用し電子帳簿保存法の「検索性の確保」要件に対応する方法に関して解説致しました。

kintoneをすでにご使用の方であれば、お分かりかと思いますが上記アプリであれば、1~3分程度あればすぐ出来てしまいます。
まだkintoneを活用していないが、導入し適法な文書管理をしたい・すでにkintoneを導入しているがさらに詳しく知りたいという方は、是非ご相談ください。
アプリ構築支援などもしております。


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