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投稿日 | 2022 年 03 月 04日

電子帳簿保存法 電子保存「真実性の確保」要件への対応 事務処理規程作成のポイント

以前「改正電子帳簿保存法 「真実性の確保」 要件への対応」という記事にて、弊社では「改竄防止等のための事務処理規定を作成し運用する。」ことを推奨しておりますと記載しました。
ただ、どのように作成すればよいか悩まれている企業様もいらっしゃるかと存じます。

そのため本記事では、事務処理規程を作成するポイントに関して解説いたします。

 

    1.事務処理規程作成のステップ

事務処理規程を作成するにあたり、大きくは下記3ステップになります。

STEP1 事務処理規程のサンプルをダウンロードする。
事務処理規程を、一から自社で作成するのは困難です。国税庁のHPよりサンプルがダウンロード可能となっておりますので、まずはこちらをダウンロード下さい。

STEP2 サンプルを自社用に作り替える。
「サンプルをダウンロードして完成」となるわけではありません。自社用に作り替える必要があります。
作成のポイントに関しては、後述致します。

STEP3 社内で承認をとり、浸透させる。
規程は運用しなければ意味がありません。作成した規程に関して社内承認をとり、運用に向け全社発信など浸透(運用)させる必要があります。

  

    2.作成のポイント

国税庁のHPにて、下記サンプルがダウンロード可能です。具体的にどこを変更すればよいか、解説いたします。


(1)会社名を記載
○○となっている部分に、自社名を記載します。

(2)管理責任者を記載
社内で本規程の管理責任者を定め、記載します。

(3)電子取引の範囲を記載
自社の電子取引の範囲を明確にし、記載します。EDIやメールを活用したデータの授受、電子契約サービスを活用したデータの授受、WEBサイトからのダウンロードなどが想定されます。

(4)対象となるデータを記載
(3)で記載をした電子取引において、どのような文書データの授受を行っているのか棚卸の上、記載します。

(5)運用体制を記載
管理責任者、また処理責任者を定め記載します。
役割としては、文書データを訂正削除する場合処理責任者が申請を上げ、管理責任者が承認、処理責任者が訂正削除を行う分担となっております。
上記を鑑み、管理責任者・処理責任者を各部門1名ずつ任命するなど複数名でも問題ありません。

(6)訂正削除申請の方法を検討し、記載
申請内容はサンプルデータに記載の通りですが、書面で申請をするのか、システムのワークフロー機能を活用するのかなど様々な方法があり、定める必要があります。

  

    3.まとめ

本記事では、電子帳簿保存法 電子保存「真実性の確保」要件へ対応するための事務処理規程作成のポイントについて解説致しました。

「2.作成のポイント」を記載させて頂きましたが、(3)(4)がつまずくポイントかと思います。弊社でも事務処理規程の作成サポートをさせて頂いておりますので、自社での作成が困難であればご相談ください。

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