インボイス＆電子帳簿保存法 業務改善につながる法令対応とは
はじめに
2023年10月からはインボイス制度、
2024年1月からは電子帳簿保存法の電子保存への対応が必須となります。
法律への対応はしなければいけませんが、単純に法令に対応するだけでは業務量が増えてしまい、負担も増えてしまいます。法令に対応するならぜひ業務改善もできるような座組を取り入れましょう。
そこで各法令の内容と対応ポイントをご紹介いたします。
Ⅰ．インボイス制度と法人における対応のポイント
インボイスとは
インボイス制度とは「適格請求書等保存方式」のことです。
国税庁に「適格請求書発行事業者」の登録申請を行うことで、仕入れ税額控除を受けることができます。
※法令の詳細についてはコチラをご覧ください。
インボイス制度がスタートすると、実際の業務にどのような影響がでるのでしょうか？
部門ごとにまとめます。
1.調達部門の対応ポイント
インボイス登録は「取消」「失効」などにより効力を失う可能性があるため、新たに取引を開始する時だけでなく、取引の都度、調達先が適格請求書発行事業者であることを確認しなければならない。
2.事業部門、経理部門の対応ポイント
仕入税額控除が適用できる適格請求書は、請求書の受領時点で調達先が適格請求書発行事業であることが要件となるため、請求書や領収書を受領した当時の登録情報の確認をしなければならない。これは様式だけではなく、請求書を受領した当時に調達先が登録事業者であったかどうかの確認が必要。
3.請求書発行時の対応ポイント
発行している請求書等が適格請求書の要件を満たしているか確認が必要。
これまでは請求書を受け取るだけだった業務に「確認」が加わり、非常に煩雑になることが予想されます。
Ⅱ． 電子帳簿保存法も関わるので要注意
電子帳簿保存法について
請求書や領収書をメールまたはwebサイトからのダウンロードなどにより電子データで受領する場合には、法律上の電子取引に該当し、この電子帳簿保存法対応が原則義務化されています。
請求書をメール等で送付している場合も同様です。
電子帳簿保存法の詳細は下記よりご確認ください。
【電帳法】データで受領した書類を電子保存する場合
【電帳法】電子保存の真実性の確保要件には「事務処理規程」の作成・運用がおすすめ
つまり、インボイス制度と電子帳簿保存法は陸続きの法律であり、対応するならば全体を俯瞰してとらえ、ピンポイントではなく総合的に対応でき、尚且つ業務改善につながる方法が効果的と言えます。
Ⅲ．インボイス登録および登録番号の確認方法
番号を確認するタイミング
インボイス制度の対応のポイントの項目でお伝えした通り、
- ➀調達先の登録番号の確認
- ➁調達時に調達先の登録有無を確認する
- ➂請求書受領時に登録有無を確認する
という３つの確認タイミングがインボイス制度には存在します。
確認方法は？
国税庁のサイトで都度確認することもできますがかなりの手間ですし、会計システムでの確認はアカウントを大量に開放することになりガバナンス上問題があると言えます。
そこで弊社では
kintoneでの調達先管理および、弊社が開発した「適格請求書発行事業者プラグイン」による上記➀～➂の確認を行うソリューション
をお勧めしています。
Kintoneと連携することで、国税庁の適格請求書発行事業者公表システムから
ワンクリックで登録番号などの調達先情報を入手、入力したり、基準日をキーとした登録有無の確認
を行うことが可能です。
▼「適格請求書発行事業者確認プラグイン」製品サイト
製品詳細、ご利用のお申込み、お試し利用のお申込みはこちら
https://kandi-sol.co.jp/solution-invoice
Ⅳ．請求書や発注書の保管・発行もkintoneで
「➂請求書受領時に登録有無を確認する」においてkintoneならば先方から受け取った帳票データを添付、紐づけて保管をすることが可能です。
また、調達先に発注書を送るようなケースも多いかと思いますが、「調達先管理アプリ」がkintoneに存在していればその情報を使って、発注書を発行することも容易です。
情報のコピペではなく、ルックアップ等でワンクリックで調達先情報等を利用、上司への確認もワークフロー機能でクラウド上で完結できます。
さらに調達先へは電子契約（Acrobat Sign)で送信することで、よりシームレスに対応することが可能です。
▼発注業務の電子化（インボイス＆電子帳簿保存法）イメージ
Ⅴ．まとめ
業務改善システムであるkintoneであれば、このようにインボイス対応から電子帳簿保存法対応、さらに業務の改善まで一気通貫して対応することが可能です。
詳細を確認したい場合はぜひお問合せください。
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