• ①プリントクリエイター
• ②レポトン
• ③ドキュトーン

という切り口で帳票生成プラグインの選び方を考えてみましょう。

どのような料金体系が自社に合うか

プラグインの料金ももちろんですが、料金体系に注目するのも大切です。
例えば、プリントクリエイター・レポトンは月額もしくは年額のサブスクリプション型で、アプリ数やユーザー数は関係ありません。
一方、ドキュトーンもサブスクリプション型ですが、ユーザー数に応じて料金が発生する料金体系をとっています。

また、レポトンPDF/Excelは買い切りの料金体系です。
利用するユーザー数や発行する帳票数などでコストが変わるため、どれが自社に合うかを検討すると良いでしょう。

どのようなデータを作成したいか

帳票作成プラグインと一言でいっても、出力できるデータ形式が異なります。
例えば、プリントクリエイターはPDFのみしか発行できない一方で、ドキュトーンはWord・Excel・PowerPointを発行できますが、PDFは作成できません。
また、対応するデータサイズも異なります。
自社でどのようなデータを作成したいかを検討しましょう。

どのような機能が必要か

帳票作成プラグインは帳票作成に関連するさまざまな機能が実装されており、プラグインにより異なります。
具体的には、レポトンであれば「出力制御」ができる機能が実装され、上司の承認が出なければ帳票を作成できないなどの設定が可能です。
画像差し込みや一括作成、宛名ラベル印刷などの機能が実装されたプラグインもあります。
自社でどのような機能が必要か棚卸するのがおすすめです。

帳票作成プラグイン導入後、さらに業務改善効果を高める方法

見積書や請求書、契約書などの帳票は作成して終わりではなく、取引先などに送付する必要があります。
ただ、帳票作成プラグインには送付機能は実装されていないため、一度ダウンロードしメールに添付後、送付する手間が発生します。
そこでおすすめなのが、追加でプラグインを導入しkintoneから直接送付できるようにする方法です。

例えば、プリントクリエイターの開発ベンダーが提供しているkMailer（ケイメーラー）を活用すれば、添付ファイルを含めkintoneの情報を活用したメール送信ができます。
添付ファイルはダウンロードリンク化され、セキュリティのためにパスワードがかかり、誰に・いつ・どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかをログとして確認も可能。
また、個別送信だけでなく一斉送信や予約送信も活用できるため、月末に一括の請求書送信などにも便利です。
帳票作成プラグインで生成した受発注書や契約書などを送付・締結したい場合は、電子契約と連携させると業務改善効果が高まります。
kintoneと電子契約との連携について詳しく知りたい方は以下をご覧ください。

●電子契約×kintoneで実現する抜本的な業務改善とは？【Acrobat Sign連携プラグイン】

まとめ

この記事では、契約書や見積などの帳票作成におすすめのプラグインや選ぶ際のポイント、帳票作成プラグイン導入後、さらに業務改善効果を高める方法について解説しました。
プラグインを活用すれば、kintoneのデータを利用した帳票作成が可能です。
ただし、帳票作成プラグインは複数あるため、料金体系や対応できるデータ、機能などを検討し、導入するプラグインを選定しましょう。
また、併せてデータ送付プラグインや電子契約と連携させると業務改善効果が高まるためおすすめです。