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投稿日 | 2024 年 02 月 06日

kintoneで帳票を作成する方法と契約書や見積などの文書出力にお勧めプラグイン

はじめに

kintoneで見積書や請求書などの帳票を作成したいと考えている方もいるでしょう。
プラグインを活用すればkintoneで帳票生成が可能です。
本記事のテーマは、kintoneで帳票生成をする方法。
この記事を読めば、以下の点について理解できます。

  • ・契約書や見積などの帳票作成におすすめのプラグイン
  • ・帳票作成プラグインを選ぶ際のポイント
  • ・帳票作成プラグイン導入後、さらに業務改善効果を高める方法

契約書や見積などの帳票作成におすすめのプラグイン

冒頭解説した通り、kintoneで帳票を作成するためにはプラグインが必要です。
ここからは、契約書や見積などの帳票出力におすすめの以下プラグインについて詳しく解説します。

帳票出力におすすめのプラグイン3選
  • ①プリントクリエイター
  • ②レポトン
  • ③ドキュトーン
 

①プリントクリエイター

出典:トヨクモホームページ

プリントクリエイターは、トヨクモ株式会社が開発・提供している代表的な帳票作成プラグインです。
作成できるデータ形式はPDFのみですが、A4だけでなくさまざまなデータサイズに対応し、宛名ラベルや年賀状など幅広く活用できます。
料金プランがライト・スタンダード・プレミアムの3つにわかれており、自社に合わせて利用するプランを選択できるのが嬉しいポイントです。

②レポトン

出典:ソウルウェアホームページ

レポトンは、株式会社ソウルウェアが開発・提供している帳票作成プラグインです。
PDFだけでなくExcelの帳票作成にも対応しており、出力制御機能が実装されているのも特徴の1つです。
ただし、月の発行数が10,000枚と上限があり、それ以上に発行する場合は追加で費用がかかります。

③ドキュトーン

出典: オプロホームページ

ドキュトーンは、株式会社オプロが開発・提供している帳票作成プラグインです。
PDF帳票の作成はできませんが、Word・Excel・PowerPointに対応しているのが嬉しいポイント。
また、利用ユーザー数に応じた料金体系を採用していないため、利用者が少ない場合はコストを抑えられます。


帳票作成プラグインを選ぶ際のポイント

3つの帳票作成プラグインを紹介しましたが、これら以外にも複数のプラグインが存在します。
ここからは、

帳票生成プラグインの選び方
  • ・どのような料金体系が自社に合うか
  • ・どのようなデータを作成したいか
  • ・どのような機能が必要か

という切り口で帳票生成プラグインの選び方を考えてみましょう。

どのような料金体系が自社に合うか

プラグインの料金ももちろんですが、料金体系に注目するのも大切です。
例えば、プリントクリエイター・レポトンは月額もしくは年額のサブスクリプション型で、アプリ数やユーザー数は関係ありません。
一方、ドキュトーンもサブスクリプション型ですが、ユーザー数に応じて料金が発生する料金体系をとっています。

また、レポトンPDF/Excelは買い切りの料金体系です。
利用するユーザー数や発行する帳票数などでコストが変わるため、どれが自社に合うかを検討すると良いでしょう。

どのようなデータを作成したいか

帳票作成プラグインと一言でいっても、出力できるデータ形式が異なります。
例えば、プリントクリエイターはPDFのみしか発行できない一方で、ドキュトーンはWord・Excel・PowerPointを発行できますが、PDFは作成できません。
また、対応するデータサイズも異なります。
自社でどのようなデータを作成したいかを検討しましょう。

どのような機能が必要か

帳票作成プラグインは帳票作成に関連するさまざまな機能が実装されており、プラグインにより異なります。
具体的には、レポトンであれば「出力制御」ができる機能が実装され、上司の承認が出なければ帳票を作成できないなどの設定が可能です。
画像差し込みや一括作成、宛名ラベル印刷などの機能が実装されたプラグインもあります。
自社でどのような機能が必要か棚卸するのがおすすめです。


帳票作成プラグイン導入後、さらに業務改善効果を高める方法

見積書や請求書、契約書などの帳票は作成して終わりではなく、取引先などに送付する必要があります。
ただ、帳票作成プラグインには送付機能は実装されていないため、一度ダウンロードしメールに添付後、送付する手間が発生します。
そこでおすすめなのが、追加でプラグインを導入しkintoneから直接送付できるようにする方法です。

例えば、プリントクリエイターの開発ベンダーが提供しているkMailer(ケイメーラー)を活用すれば、添付ファイルを含めkintoneの情報を活用したメール送信ができます。
添付ファイルはダウンロードリンク化され、セキュリティのためにパスワードがかかり、誰に・いつ・どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかをログとして確認も可能。
また、個別送信だけでなく一斉送信や予約送信も活用できるため、月末に一括の請求書送信などにも便利です。
帳票作成プラグインで生成した受発注書や契約書などを送付・締結したい場合は、電子契約と連携させると業務改善効果が高まります。
kintoneと電子契約との連携について詳しく知りたい方は以下をご覧ください。

●電子契約×kintoneで実現する抜本的な業務改善とは?【Acrobat Sign連携プラグイン】


まとめ

この記事では、契約書や見積などの帳票作成におすすめのプラグインや選ぶ際のポイント、帳票作成プラグイン導入後、さらに業務改善効果を高める方法について解説しました。
プラグインを活用すれば、kintoneのデータを利用した帳票作成が可能です。
ただし、帳票作成プラグインは複数あるため、料金体系や対応できるデータ、機能などを検討し、導入するプラグインを選定しましょう。
また、併せてデータ送付プラグインや電子契約と連携させると業務改善効果が高まるためおすすめです。

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