kintoneの特徴と、なぜ文書管理システムとしてお勧めするのか

kintoneの特徴と、なぜ文書管理システムとしてお勧めするのか

弊社では、電子帳簿保存法に対応できる文書管理システムとして、kintoneをご紹介しています。業務システムであるkintoneで文書管理やファイル管理はできるのでしょうか？
結論から申し上げますと、業務改善の意味でも、電子帳簿保存法対応の意味でも非常に便利かつROIが低く済みます。本記事では、サイボウズ社クラウドサービスであるkintoneの特徴と、電帳法対応の文書管理システムとしてお勧めする理由に関して解説いたします。

１．kintoneの特徴

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そもそもkintoneとは何なのでしょうか。

kintoneはサイボウズ株式会社がＷebデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービスです。
サイボウズ社では、「業務改善プラットフォーム」とうたっています。

このkintoneを活用することにより、業務の情報を集約し、会社・チームのメンバーで共有することができます。そのため、情報を探す手間（人に聞く手間）や時間のロス、最新情報がどれなのかを確認する手間を無くすことができます。

運用としては、この「kintone」というプラットフォームの中に、業務に合わせたアプリを作成し、利用するような形となります。
「アプリ」には、データを蓄積・一覧・検索できるデータベース機能と、業務を円滑に進めるためのコミュニケーション機能が備わっています。

kintoneには様々な利点がありますが、大きな特徴は下記です。

（１）誰でも簡単にアプリの作成が可能（IT専門の方でなくとも、作成が出来ます）

また改修も簡単ですので、運用に合わせ自社で活用しやすい形にブラッシュアップすることも出来ます。
アプリの作成方法例は、下記の通りです。

（２）多機能であり、様々な運用が可能

下記、kintoneの便利機能の一部をご紹介します。

（３）拡張機能や外部連携システムが豊富

拡張機能を活用することにより、kintoneで出来ることを増やすことができます。また様々なシステムと連携が可能なため、現状のシステムと連携させることにより、さらなる業務改善が可能となります。

（４）ファストシステムであり、早期の導入・利用が可能

またユーザーごとの従量課金制であるため、まずは1部署に導入する、一定の役職者で活用をするなどのスモールスタートも出来ます。

（５）利用料金内の容量で十分カバーできる

kintoneは「1ユーザーあたり5GBのディスク容量」が標準で提供されています。
10ユーザーで利用していれば、5GB×10ユーザーで50GB。1ユーザーで5GBまでしか利用できないというわけではなく、その環境全体で5GB×ユーザー数の容量を使うことができます。
一人5GBの容量があれば、大量の画像データや動画等でない限り、おおむねカバーできそうです。
尚、このディスク容量は10GB単位で購入することも可能です。詳細はこちらをご確認ください。

２．kintoneを文書管理システムとして推奨する理由

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このkintoneを、弊社が電帳法対応の為の文書管理システムとして推奨している理由は下記の通りです。

（１）検索性に優れており、電子帳簿保存法　電子保存における検索性の確保要件に対応する事が出来る。

kintoneで検索性の確保要件に対応する方法は、こちらをご覧ください。

（２）取引先マスタ等と紐づけることで文書と情報を一元管理できる。

文書は必ず取引先や案件と紐づいています。
情報と文書を紐づけて管理することで、探す手間がなくなる、過去の情報と関連づけて確認できる、他社の情報と比較しやすい、等のメリットがあり業務改善はもちろん売上アップ、社員の能力アップへと繋がります。

下記の例では上段がマスタの一覧、下段が詳細画面を開いた際に該当企業と過去に締結した文書の履歴が表示されています。青いファイルマークをクリックすると、締結文書の情報画面へリンクし、詳細を追っていくことが可能です。

（３）文書管理だけをするシステムではない為、非常にコストパフォーマンスに優れている。文書管理以外の活用例は下記の通りです。

①営業・セールスで活用

• ・顧客管理
• ・案件管理
• ・問合せ管理
• ・経費精算
• ・契約書管理
• ・商品情報マスタ

②総務・人事で活用

• ・社員名簿
• ・社内FAQ
• ・採用管理
• ・勤怠管理（出勤簿）
• ・休暇申請

③調達・購買で活用

• ・在庫管理
• ・発注管理
• ・物品購入申請
• ・仕切値管理
• ・店舗ごとの発注管理

３．kintoneで文書管理！おすすめの拡張機能

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弊社でkintoneでの文書管理をより快適にするためのプラグインを複数ご提供しております。

（１）AI-OCRプラグイン for kintone

文書管理を紐解いていくと、
・自社で発行する文書
・他社から受領する文書
にわかれます。
自社で発行する文書についてはkintone内で作成するのが最も効率的です。
参考：kintoneで帳票を作成する方法と契約書や見積などの文書出力にお勧めプラグイン

一方、他社から受領する文書については、
「添付ファイルフィールド」と呼ばれるPDFやExcel等のファイルを保存できるフィールドにアップするだけで保管はできます。しかし、電子帳簿保存法対応を考慮した場合、相手先の社名、金額、取引年月日なども同時に入力する必要があります。そうなると、ファイル保管の際の入力や転記は発生してしまいます。

これを効率よく行うためのプラグインがAI-OCRプラグイン for kintoneです。
もちろん見積書や請求書等の文書だけではなく、名刺や日報、免許証など多くの非定型帳票を読み取ることができます。
詳細はこちらをご確認ください。
参考：kintoneにOCRを簡単オン！AI-OCRプラグイン for kintone

（２）Adobe Acrobat Sign連携プラグイン for kintone

電子契約であるAdobe Acrobat Signとkintoneを連携し、kintoneから送信、自動保管が可能となるプラグインです。
kintoneのワークフロー機能（プロセス管理）を使って社内稟議を行った後に、そのまま電子契約を送信するなど、契約業務をシームレスに行うことができるほか、電子帳簿保存法対応も容易になります。
参考：kintoneで電子契約書を作成、送付する方法と活用するメリット
参考：Adobe Acrobat Signとkintoneを連携して活用するメリット

４．まとめ

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本記事では、サイボウズ社クラウドサービスであるkintoneの特徴と、電帳法対応の文書管理システムとしてお勧めする理由に関して解説致しました。
文書についてkintone以外の保存先としては個人PCや社内フォルダ、電子帳簿保存法対応を考慮すると電子帳簿保存法対応専用システムや会計システムがあげられます。個人PCや社内フォルダでは法令対応として不十分ですが、一方の専用システム等も文書保管にしか使えない、アカウントを多数の社員に付与するのはコスト的にもガバナンス的にも難しいというデメリットがあります。双方の問題を解決しつつ、業務改善へとつながる文書管理システムがkintoneです。

参考：kintoneを活用した電子帳簿保存法「検索性の確保」要件への対応

尚、頻繁に修正が発生する文書や大容量データの場合は上記方法は向きません。しかしアプリの作り方次第で解決は可能ですし、kintoneをプラットフォームとすることでそういった文書も一元管理の枠の中に収めることが可能です。

ぜひお気軽にご相談ください。

kintoneは1ヶ月間お試し利用をすることも可能です。ご興味がある企業様は、お問合せ下さい。

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