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投稿日 | 2022 年 02 月 18日

kintoneの特徴と、なぜ文書管理システムとしてお勧めするのか

弊社では、電子帳簿保存法に対応できる文書管理システムとして、kintoneをご紹介しています。

本記事では、サイボウズ社クラウドサービスであるkintoneの特徴と、電帳法対応の文書管理システムとしてお勧めする理由に関して解説いたします。

 

    1.kintoneの特徴

そもそもkintoneとは何なのでしょうか。

kintoneはサイボウズ株式会社がWebデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービスです。
サイボウズ社では、「業務改善プラットフォーム」とうたっています。

このkintoneを活用することにより、業務の情報を集約し、会社・チームのメンバーで共有することができます。そのため、情報を探す手間(人に聞く手間)や時間のロス、最新情報がどれなのかを確認する手間を無くすことができます。

運用としては、この「kintone」というプラットフォームの中に、業務に合わせたアプリを作成し、利用するような形となります。
「アプリ」には、データを蓄積・一覧・検索できるデータベース機能と、業務を円滑に進めるためのコミュニケーション機能が備わっています。

kintoneには様々な利点がありますが、大きな特徴は下記です。
(1)誰でも簡単にアプリの作成が可能です(IT専門の方でなくとも、作成が出来ます)。また改修も簡単ですので、運用に合わせ自社で活用しやすい形にブラッシュアップすることも出来ます。
アプリの作成方法例は、下記の通りです。

(2)多機能であり、様々な運用が可能。下記、kintoneの便利機能の一部をご紹介します。

(3)拡張機能や外部連携システムも豊富です。拡張機能を活用することにより、kintoneで出来ることを増やすことができます。また様々なシステムと連携が可能なため、現状のシステムと連携させることにより、さらなる業務改善が可能となります。
(4)ファストシステムであり、早期の導入・利用が可能です。またユーザーごとの従量課金制であるため、まずは1部署に導入する、一定の役職者で活用をするなどのスモールスタートも出来ます。

  

    2.kintoneを文書管理システムとして推奨する理由

このkintoneを、弊社が電帳法対応の為の文書管理システムとして推奨している理由は下記の通りです。

(1)検索性に優れており、電子帳簿保存法 電子保存における検索性の確保要件に対応する事が出来る。
  kintoneで検索性の確保要件に対応する方法は、こちらをご覧ください。
(2)文書管理だけをするシステムではない為、非常にコストパフォーマンスに優れている。文書管理以外の活用例は下記の通りです。
  ①営業・セールスで活用
  ・顧客管理
  ・案件管理
  ・問合せ管理
  ・経費精算
  ・契約書管理
  ・商品情報マスタ
  ②総務・人事で活用
  ・社員名簿
  ・社内FAQ
  ・採用管理
  ・勤怠管理(出勤簿)
  ・休暇申請
  ③調達・購買で活用
  ・在庫管理
  ・発注管理
  ・物品購入申請
  ・仕切値管理
  ・店舗ごとの発注管理

  

    3.まとめ

本記事では、サイボウズ社クラウドサービスであるkintoneの特徴と、電帳法対応の文書管理システムとしてお勧めする理由に関して解説致しました。

kintoneは1ヶ月間お試し利用をすることも可能です。ご興味がある企業様は、お問合せ下さい。

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